事例

　東芝パソコンシステム株式会社は、“PC環境のトータルサポート”を事業の柱に掲げ、オフィス内におけるPCのシステム提案を中心に事業展開をしている。1970年4月に株式会社ソードとして設立され、1985年3月に株式会社東芝と資本提携。1999年1月に東芝パソコンシステム株式会社に社名変更を行い、現在は東芝の100％子会社となっている。

　同社は、ソリューション事業部、特定システム事業部、ITサービス事業部の3つの組織が中心となっている。他に、中古パソコンのオンライン販売等を行っているWeb戦略室等が存在する。

　ソリューション事業部では、主にPC、サーバーソリューション事業が中心となり、東芝製PCおよびサーバーの販売を行うほか、基幹業務系のソリューションとして、中小企業向けに奉行シリーズなどのパッケージソリューションの販売を行っている。また、ネットワークソリューション、情報セキュリティーソリューション（例：Active Directoryサーバ構築）などソリューション販売も行う。

　特定システム事業部では、特定の顧客向けに長期供給用のOEM PCの販売を行う。また、組み込みシステムの開発や、東芝製パソコンのカスタマイズなども行っている。

　ITサービス事業部では、サポート事業が中心となる業務。集中修理センターで月間約1万5千?1万6千台の東芝製パソコンの修理を行うほか、コールセンターでのパソコンサポートを行っている。

　このようにパソコンに関わる数多くの業務をこなしている東芝パソコンシステムが、なぜWebFOCUSを導入したのか、その効果はどのように現れたのか、同社情報システム部の青木正氏にお話を伺った。

　東芝パソコンシステムがなぜWebFOCUSを導入したのか。そこには基幹システムが抱える様々な課題を解決しようという問題提起から始まった。

　その課題の一例を挙げると、運用コストの増大、決められた時間内のみのサービス提供、パフォーマンス低下による不安定な稼動状況、エンドユーザによる操作工数の増加、セキュリティ面の不安など実に様々だった。

青木氏■　「例えば、経営者が“今月の受注状況を知りたい”と担当者に問い合わせたとします。すると担当者からは“明日の朝までお待ちください”という返答が返ってくるというのがこれまでの状況でした。情報をリアルタイムに取得できる仕組みがないので、データの集計や加工に余計な時間がかかってしまっていたのです。これでは、タイムリーな経営判断はできません」。

　そこで同社では、課題をすべて解決するために、2005年4月を目処に基幹システムをリニューアルし、「安定稼働による機会損失の極小化を狙い全体最適化を図る」という目標を立てた。

青木氏■　「基幹システムをリニューアルするにあたり、削減可能な潜在コストの予測を立てました。具体的には、スタッフ工数で月間約404時間減、営業事務工数で月間約785時間減、運用コストの削減（業務委託費／年間約900万円、通信費／年間約200万円、人件費／約900万円）、さらに月次処理は4日から3日への短縮が可能であろうと予測でき、トータルで年間約7100万円の削減可能なコスト、COPQ（Cost Of Poor Quality）が隠されていることが把握できました」。

　新基幹システム導入にあたり、同社では、スタッフ工数の削減のため集計作業の短縮化と帳票類の見直しが課題として挙げられた。従来のシステムは生産、販売、会計それぞれのシステムにEUC用のAccessデータベースを構築し、運用していたのだが、サーバのスペックによりレスポンスが遅かったり、開発に限度があったり、パワーユーザしかEUCデータを活用できなかったりして、一般のユーザは誰かが作った帳票を参照する程度にとどまっていた。この仕組みの場合、一旦ダウンロードしてから各ユーザがExcelで集計し直すという作業が発生してしまい、結局ユーザの負担が大きく増えてしまう。またリアルタイム性にも乏しいという欠点もあった。

青木氏■　「そこで、インターネットを使ってBIツールをいくつか検索し、資料の請求やデモを依頼するなどして検討を始めました。最終的には導入事例などを参考にしたり、また実際に運用されているユーザさんへ訪問させていただいたりもしました。選択するにあたり重要視した点は、『TCOの削減』『セキュリティ強化』『開発工数の短縮』『ベンダーSEの知識、営業の対応力やアフターフォロー』などです。これらの要件をすべて満たしていたのがアシストのWebFOCUSだったのです」。

　WebFOCUSの検討にあたり、同社では実データでのトライアルを希望され、実際に1ヶ月間に渡る試用を経ての導入となった。導入の決め手となったのは、WebFOCUSの開発生産性の高さもさることながら、試用期間中の定例QA会をはじめとするアシストの手厚いサポートであった。「“このサポートがあれば大丈夫”という安心感も導入を後押しした」と青木氏は語る。

青木氏■　「導入にあたっての最後のポイントは価格でした。費用対効果が得られるのかを経営者に説明するのも大変でしたし、私自身も導入により本当に生産性があがるのか不安でした。後述しますが、価格以上の効果があげられたのには私自身驚きでしたね」。

　新基幹システムにおけるWebFOCUSの位置づけはどのようになるのだろうか。

青木氏■「WebFOCUSは、基幹系の生産、販売、会計システムのすべてのデータをレポーティングすることができます。“すべて”というのがポイントです。WebFOCUSを使う効果としては、まずブラウザからシンプルな操作で簡単に基幹系の情報を確認することができることで、全体的な業務の効率がアップしました。また、基幹系の情報をリアルタイムに参照できるので、締め処理の短縮化が図れたり、原価管理の精度の向上が図れたりといったような効果も現れました。また、基幹システムのリニューアルを機に社内・外ネットワークに光ファイバーを導入しネットワーク環境も整備させ、レスポンスの向上を狙いました」。

基幹システムのリニューアル後、課題は解決できたのであろうか。

青木氏■　「リアルタイム性が向上したことは非常に大きなメリットです。経営者が自分自身で必要なデータを見られるようにしましたので、冒頭にお話ししたような経営者と担当者とのやりとりが少なくなりました。誰もが必要な情報を簡単に見られる環境が整ったため、必要なデータを用意し加工して渡すのではなく、“WebFOCUSの画面を見てください”と言えば済むようになったのです。今まで経営者に“見せて”いたのが、経営者自らリアルタイムに“見える”ようになりました」。

　作成した帳票数は約140程度で、もし外注委託した場合の概算費用は約3,700万円だった。今回、自社開発ということもあり、開発コストは外注した場合に比べ、かなり低く抑えることができた。さらに、開発期間は大幅に短縮され、従来の約3分の1程度となった。

　運用コスト面では、まずスタッフ工数が約380時間の削減、営業事務工数が約780時間の削減、業務委託費が年間約900万円の削減、月次処理に掛かる時間が4日から3日へ短縮と、当初の予測COPQに非常に近い数値が得られ、大幅なコストカットが実現された。

　このように数字の上での導入効果が現れているのは、効果測定を常に行っていることが理由のひとつになっている。利用者がどのメニューをどのくらいの頻度で利用しているのかが集計できる仕組みがあり、実態を常に把握している。また、レスポンスを計測し、システムの不具合を常にチェックしている。これらの情報を元に、「システムのどこに問題があるのか、どのような改善をすればよいのか、ということを常にチェックして使いやすいシステム開発に役立てている」（青木氏）という。

　ある程度の効果は見えてきたというが、今後はどのような取り組みを目指しているのであろうか。

青木氏■　「そうですね、運用開始からまだ1年ちょっと。全てのユーザにメリットを与えているかというと、若干ながら不安な部分もあります。アシストさんからはオプションなども含め様々な提案がありますので、これからもう少し我々のレベルを上げ、さらに使いやすいシステムを構築していくという部分が課題ですね。やはり、レポートの見やすさ、レスポンスのさらなる向上など追求すべき部分はまだまだたくさんあると思います。また８月から９月にかけて部門ごとにヒアリングを行う予定もしております」。

　また東芝パソコンシステムは、2006年6月より、アシストとパートナー関係を結び、情報システムソリューションとしてWebFOCUSの販売を行うことになった。

青木氏■　「弊社がWebFOCUSの販売に関わることになったのも、まず自社で実際に使用して効果が出たという実績があったからこそです。非常に優れたツールをより多くの方々に活用していただきたいという思いがあります。これからWebFOCUSについて弊社もさらに勉強し、アシストさんに伝えるべき事はお伝えして、お互いに良い関係を継続できればと思いますね。ユーザグループなどを通じて、仲間を増やすことができれば最高だと思っています」。

（2006年7月現在の取材内容です）