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業務知識やシステムの操作教育のための、eラーニング教材やマニュアルの作成に「Dojo」を利用

株式会社オリエントコーポレーション

導入製品/サービス…
Dojo  

事業環境や社員構成の変化によって社員教育の需要が増してきた、株式会社オリエントコーポレーションでは、 オンラインコンテンツ/マニュアル作成ソフト「Dojo」を全社的に活用されています。

「Dojo」の活用方法やコスト削減の効果、さらに現場社員へのeラーニング浸透のノウハウなどについて、詳しく伺いました。

事業環境や社員構成の変化によって社員教育の需要が増してきた、株式会社オリエントコーポレーション(以下オリコ)では、 オンラインコンテンツ/マニュアル作成ソフト「Dojo」を全社的に活用されています。

「Dojo」の活用方法やコスト削減の効果、さらに現場社員へのeラーニング浸透のノウハウなどについて、 同社事務システムグループ 事務推進部 副部長の中津川 丈夫氏(写真左)、小野沢 光子氏(写真中央)、市之瀬 早苗氏(写真右)に詳しく伺いました。

オリコの業態と事務推進部の役割


オリコの業態について教えてください。

中津川氏 オリコは1954年に広島市で創業され、 クーポン券による割賦販売あっせん業務から事業を開始しました。

現在ではオートローン、ショッピングクレジット、カードなどさまざまなクレジットサービスをお客様に提供しています。 カード会員数は1,124万人、加盟店数は74万店、カード取扱高は1兆4,693億円です。

(いずれも2008年3月末現在)

オリコカードの多彩なバリエーション

事務システムグループ、事務推進部の役割を教えてください。

現在のクレジットカードビジネスは、今まで以上に事業の効率性や確実性が求められており、事務推進部はその中でも全社における事務処理の企画・立案を行う部署です。

オンラインコンテンツ/マニュアル作成ソフト「Dojo」を何に使っているか


オリコでは、アシストから購入したオンラインコンテンツ/マニュアル作成ソフト「Dojo」を何に使っているのですか。

小野沢氏 業務知識や業務システムの端末操作を教育するためのeラーニング教材やマニュアルの作成に使っています。

「Dojo」は一回の作成作業で、「eラーニング教材」と「紙で配布できるマニュアルドキュメント」が一度に出来上がります。 作成も専門的な知識は必要のないほど簡単です。これまで何本の教材やマニュアルをこれで作ったか・・・ちょっと数え切れません。 教育の需要や重要性が高まっている現在では大変ありがたく、重宝しています。

高まる教育の需要と、追いつかない現状


「教育の需要や重要性が高まっている」のはどうしてでしょうか。

中津川氏 大きく分けると、2つの理由があります。

<1.教育対象者の増加>

業務知識や端末操作の方法を教育する必要がある社員の代表は、新卒入社の社員です。

昔は、新入社員一人ひとりに先輩社員がじっくりと関わり、業務の流れを教えながらシステムの操作方法も指導していました。 当社は多くのクレジットカードを発行しています。ですから、例えば入会登録の作業1つとっても、 入力する内容やチェックポイントは異なってくるのですが、そのような場合も側にいる先輩社員にそのつど教わるような時間の余裕がありました。

現在当社では例年100名前後の新卒社員を採用し、全国にまたがり配属しているため、レベル差もある中で時期に関わらず教育が必要になっています。 このように社内のあらゆる所で、業務の引継ぎやそれに伴うシステム操作のレクチャーが必要です。

<2.法改正や事業戦略への迅速な対応>

2つ目の理由は、法改正や事業戦略への迅速な対応です。 こちらは全ての社員に関わってきます。

改正貸金業法などの法改正によって、業務にも変化が求められます。 当社のビジネスにおいて「業務が変化する」ということは、「業務システムの操作系も変化する」ということです。 それは事業戦略についても同様です。

システムの変更や改善の度に、社員は運用や操作方法を早急に習得しなくてはなりません。 その頻度が増すにつれて、従来までのような集合研修では全ての社員に十分な教育ができなくなりました。 また担当者がマニュアルを作成する時間も限られ、負担が増してきました。

“環境変化に社員が素早く対応できるための仕組みを整備する必要がありました”

株式会社オリエントコーポレーション
事務システムグループ
事務推進部
副部長 中津川 丈夫氏

以上のような理由で、従来までの教育方法では現場社員は消化不良になり、本来の業務に支障をきたすようになっていたのです。

「Dojo」購入以前のやり方の限界


貴社が「Dojo」を導入されたのは2007年7月です。それまでは、どうしていたのですか。

小野沢氏 これまで説明してきたような状況を打開するために、5年ほど前からeラーニングの活用を社内で進めてきました。 はじめはExcelの操作方法などの既存の教材を外部から購入していました。

次第に興味を持つ人が社内に増え、ネットワーク環境も整ってきたため、3年前くらいから当社独自の研修についてもeラーニング化に取り組み始めました。 具体的にはeラーニング作成ツールを購入し、営業担当者向けの商品や法律知識などのコンテンツを作り始めました。

そして、業務システムの端末操作を訓練するための教材にも着手したのですが、うまくいきませんでした。

業務システム操作のeラーニング教材は、どうして作成できなかったのですか。

当時はいくつかのeラーニング作成ツールを使っていました。簡単な「紙芝居形式の読み物」のような教材でしたら、どのツールでも作成は容易でしたが、 業務システムのシミュレーション教材を作ろうとすると、操作が複雑で難しく、使いこなせませんでした。

一度、業務システムと同様の操作ができるような訓練専門のシミュレーションシステムを開発しようとしたこともあります。 シミュレーション用のダミーデータまで作りこむようなものです。 しかし膨大な開発工数と設備費用がかかるため、結局見送られました。

このような経緯があったため、アシストから「Dojo」を紹介された時も、今までのツールと一緒で、シミュレーション教材作成には向いていないだろう思っていました。
半信半疑だった気持ちは、実際に「Dojo」を使ってみたら吹き飛びました。驚きました。

あっという間に回収できた「Dojo」購入費用


「Dojo」のどのようなところに驚かれたのですか。

複雑な操作が全く必要なかったことです。 eラーニングの形式でも、配布用マニュアルの形式であっても、該当する部分のシステム操作を実際に自分でやってみせると、 終わった時点で教材が完成してしまうのです。

ただの画面キャプチャではなく、一連の操作を“記録”してくれる。そして、ただ録画するのではなく、マウス操作やキー入力が全て記録され、表示される。

ほとんど自動生成のようなものです。 後から章立てを編集したり、音声を吹き込んだりすることも簡単です。 私以外の、eラーニング教材作成の経験が無いスタッフでも、簡単に作ることができました。

もう一つ驚いたことは、一度の操作でeラーニング教材とマニュアルの両方が作成できることです。 システム操作のマニュアルは、従来まではWordなどで作成していました。作成の手間はもちろん、eラーニング教材との整合性をとることも面倒でした。
「Dojo」によって、今までの課題が一気に解決しました。作業工数は大幅に削減しました。

どのくらい、作業工数は削減されたのですか。

業務システムの中の、ある1つのアプリケーションを例にとって説明します。 具体的には、データを抽出したり解析したりする部分のアプリケーションです。 限定された部分ではありますが、覚えなければならない操作は多く、対象者も1,000人を超えるようなものです。 実際に作業工数を記録していましたので、ご紹介しましょう。

<「Dojo」導入前:合計488時間>

〔1〕操作マニュアル作成(17種類)
  →Word等で作成。1マニュアルにつき24時間×17種類=408時間

〔2〕eラーニング教材作成
  →専用のコンテンツ作成ソフトで80時間

<「Dojo」導入後:合計時間:68時間>

〔1〕操作マニュアル作成(17種類)
  →Dojoで作成。1マニュアルにつき4時間×17種類=68時間

〔2〕eラーニング教材作成
  →マニュアルと同時にコンテンツが生成。0時間

約420時間、2.5人月の工数削減です。

“「Dojo」の評判は社内に広まり、今ではそれぞれのシステム担当者が自分で教材を作ってしまいます”

株式会社オリエントコーポレーション
事務システムグループ
事務推進部
小野沢 光子氏

これはあくまでも1つのアプリケーションに限った数値です。 他にも様々な操作についてのeラーニング教材やマニュアルを作成していますので、 Dojoの購入費用はあっという間に回収できました。

eラーニングを社内に浸透させるためのノウハウ


作成したeラーニング教材やマニュアルについて、現場の反応はいかがでしたか。

中津川氏 現場からの評価も高いです。 今までより使いやすいマニュアルやeラーニング教材を、今までよりタイムリーに提供することができるようになりましたから、 積極的に活用されています。

eラーニング教材については、「せっかく作ったのに、社員が活用してくれない」ということは当社ではありません。 早い時期からeラーニングの活用に取り組んでいたこともあり、ノウハウは社内に蓄積されていますし、現場にも浸透しています。

余談ですが、もしよろしければ、その「eラーニングを社内に浸透させるノウハウ」を教えていただけますか。

それでは、いくつかご紹介します。

このような雰囲気作りは、「業務中に学習してもよい」というアナウンスを一度発信すればできあがるものではありません。 進捗状況の部門比較や活用方法の情報を定期的に発信し、時間をかけて理解を少しずつ育んできました。

eラーニングの活用によって、従来のような集合研修はどうなりましたか。

すでに「ただ話を聞いているだけの座学研修」だったものは、eラーニングに置き換わっています。 ただ、全てがそうなるということはないでしょう。同じ場所に集まって議論を交わすことのほうが効果的な研修テーマもあります。

今までは、eラーニング教材の開発コストや手間がネックで、研修形態の最適化があまり検討されてきませんでした。 「Dojo」を使い始めてからは、置き換えの負担を気にすることが無くなりました。

ですから、それぞれの研修目的によって、効果を考えて実施形態にメリハリをつけようという取り組みが促進されています。

ちなみに「Dojo」で作成したeラーニング教材は、 集合研修などと同様に、当社で使用している研修管理システムにそのまま連携することができますので、進捗や受講者管理のための余計な手間も必要ありません。

「Dojo」が加盟店との関係を強くする


「Dojo」によって他に変化したことはありますか。

小野沢氏 最近とても助かったことの1つとして「加盟店向けキャンペーンの案内」があります。

これまではキャンペーンを実施するたびに、専用のWebサイトの操作方法などを紙で加盟店の皆様に配布していました。 しかし読んだだけではわかりにくいために、問い合わせを頂き、電話口で細かい説明をしたり、直接お伺いしたりすることもありました。

しかし「Dojo」によって、画面の説明や操作方法なども簡単に“シミュレーションコンテンツ”にできるようになりました。「わかりやすい」と好評です。

74万店の加盟店の皆様に対して、情報をわかりやすく、負担をかけずに発信できるようになりました。

アシストへのメッセージ


最後にアシストへのメッセージをお願いします。

中津川氏 「Dojo」を紹介していただき、大変感謝しています。 「Dojo」は当社にとって欠かすことのできないツールになりました。

アシストは「Dojo」の操作研修などのサービスも充実していることが魅力です。 自社内でも使いこなしていると聞きました。 ただの販売店にはない、充実したサポート体制には安心しています。

これからも、当社を助けてくれるような製品やサービスを紹介してください。

“アシストのサポートに今後も期待します”

※写真右端は弊社 教育部 eラーニング担当の岡田、右から2番目は営業担当の佐々木

※記載されている会社名、製品名は、各社の商標または登録商標です。

会社名 株式会社オリエントコーポレーション(英訳名:Orient Corporation)
本社 東京都千代田区麹町5丁目2番地1
設立 昭和29年
代表取締役 西田宜正
従業員数 3,067名
事業内容 総合あっせん業務/個品あっせん業務/信用保証業務/融資業務
URL http://www.orico.co.jp/

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