TOP>事例>情報サービス>Dojoは、マニュアルが作成できるだけではありませんでした。今では、社内外のノウハウを共有するためのツールとして愛用しています。

Dojoは、マニュアルが作成できるだけではありませんでした。
今では、社内外のノウハウを共有するためのツールとして
愛用しています。

グロースエクスパートナーズ株式会社

導入製品/サービス…
Dojo  

「一生、使い続けられるシステム」の提供を合言葉に、継続的に顧客の価値を生みだすシステムを提供する、グロースエクスパートナーズ株式会社(以下、グロースエクスパートナーズ)。

オンラインコンテンツ/マニュアル自動作成ソフト「Dojo」を導入し、システム開発時のマニュアル作成、テスト時のエビデンス取得、社内システム利用のサポートツールとして、幅広く展開。その経緯や具体的な活用法、導入効果などについて、カスタマーサービスユニット マネージャー 小浦 久子氏(写真右)と、小林 理恵氏(写真左)に、詳しくお話を伺った。

コンサルティングファームやSIerとは、一線を画したIT企業


グロースエクスパートナーズとは、どのような企業ですか。

グロースエクスパートナーズは、2008年7月に設立されたIT企業です。主な事業分野としては、コンサルティング事業、クリエイティブ・プロデュース事業、システムインテグレーション事業の3つとなります。

具体的には、上流工程からのシステム構築、現場レベルでのソフトウェア開発およびネットワークの構築も担当します。現場では、さまざまなご要望をお持ちの方々も多数いらっしゃいますし、その時々の状況で、臨機応変に対応しなければいけませんので、現場感覚を忘れないコンサルティングを提供するよう、常に心掛けています。

また、人材派遣は行っていません。お客様にとって真に必要なことは何かを求め、経営層に対しても責任を持ったコミットメントで、「一生、使い続けられるシステム」の実現に日々取り組んでいます。

カスタマーサービスユニットは、どのような部署ですか。

カスタマーサービスユニットは、システムを納品した後、お客様から寄せられる各種お問い合わせに対応することが主な仕事です。

また、社内サポートも積極的に行っています。システムのテスト支援、マニュアルの作成、社内教育の実施など、システム開発/実装以外の部分も私たちの部門で対応しています。

当初は、マニュアル品質の均質化を図る目的で「Dojo」に注目した


「Dojo」の導入を検討されたきっかけを教えてください。

システム開発の案件では、お客様からマニュアルの作成を求められることがあります。従来は、開発チームのメンバーが、Wordを使ってキャプチャーした画面の切り貼りやコメントの挿入など、すべて手作業で行っていました。

このように従来の手作業では、その都度レイアウトを調整したり、イメージした画面ではない場合に手戻りが発生したりと、どうしても手間が掛かってしまっていました。

そのような中、ある案件の会議で「マニュアルを効率的に作れるツールは何かないか」という話が出て、メンバーで探し始めたところ、アシストでサポートしている「Dojo」という製品を知りました。

当社では、以前より、アシストから自動機能テストのソフトウェアである「QuickTest Professional」などを購入し、サポートを高く評価していたため、早速問い合わせてみました。2回ほどデモで確認し、当社のトップの感触も良かったので、「Dojo」の導入を本格的に検討し始めました。

マニュアル作成以外の幅広い用途で「Dojo」が活用できることに気付く


「Dojo」を導入してもいいなと思われたのは、どのような点でしたか。

正直なところ、最初は、マニュアルを作るためだけだったら、少し高価な買い物かなと思いました。マニュアルの作成は、どちらかというとサービスの一環で、それで対価を頂戴するわけではないので、それほど予算を掛けられないという考えがありました。

ただし、これまでのマニュアルは、システムが完成してからでないと作れず、納品までの時間もほとんどないことが悩みでした。

そのため、複数のメンバーで作成を分担することが多かったのですが、「見出しはこういう感じで」、「画面の数はこれくらいで」と、事前にフォーマットなどを細かく決めて対応しても、どうしても細かな部分でレイアウトにバラつきが出てしまい、最終的には、誰か1人が文言の統一やレイアウトを整えるために全体を修正し、見直す必要がありました。

また、画像をキャプチャーするツールが担当者ごとに違っていたこともあり、一部だけ画質が粗くなることもありました。

社内で使うのであれば、それほど支障はありませんが、お客様に納品物としてご提供する以上、そういう訳にはいきません。

そのため、属人化をなくし、誰が担当しても一定の品質を保ったマニュアルを作成できるようにしたいという思いがずっとありました。

このような状況で、「Dojo」を検討したところ、これまでの悩みがすべて解決できそうだと感じました。

また、アシストから聞いた他社での活用方法から、マニュアルの作成だけではなく、他にももっとさまざまな使い方ができる可能性が見えてきました。

当社の幅広いビジネスシーンで活用できるのなら、「Dojo」は導入するべきだと考えるようになりました。

「Dojo」以外の製品は、比較検討されましたか。

検討を始めてすぐに、アシストに「Dojo」のデモをしていただいたので、社内では「Dojo」の導入に前向きでした。

また、マニュアル作成以外の部分にも魅力を感じたので、マニュアル作成のみに焦点を当てた製品を検討しようという雰囲気にはなりませんでした。

アシストから「Dojo」を購入されたのは、なぜですか。

当社におけるアシストの過去の実績とサポート力を評価しました。当社としては、迅速な対応が重要でしたし、アシストサポートセンターにはFAQも多数あって、何かわからないときは、すぐに確認することができました。

また、最新情報もまめに伝えていただけるので、最終的に、アシストにお願いしようということになりました。

エビデンス取得、業務引き継ぎと「Dojo」が大活躍


導入後、社内ではどのように展開し、Dojoを共有されていますか。

まず決定したのは、カスタマーサービスユニットが、「Dojo」の利用についてガバナンスを持つということです。社内へのソフトウェア・アップグレードの通知や問い合わせ対応、教育なども行うことにしました。

例えば、「このように使えます」と弊社で開発したシステムを使ったサンプルを作ったり、社内説明会を開いて、「Dojo」の使い方などを紹介しました。

また、ライセンス管理のために「Dojoチャット」というメッセンジャー・サービスも立ち上げました。これは、現在保有しているライセンスを社内でうまく共有するためのもので、「Dojo」を使いたい人は、ここで「マニュアル作成のため、しばらく使います」などと申告してから利用するようにしました。

「Dojo」を利用される方々は、何名いらっしゃいますか。

20名ぐらいだと思いますが、最近では、使い方を覚えた社員が別の社員に教えているケースもあるので、正確にはもっと多いかもしれません。

現在、どのような場面で「Dojo」をお使いですか。

(1) マニュアル作成

1つ目は、操作/設定マニュアルの作成です。出力形式も沢山の中から選べるため、お客様がマニュアルを編集される場合はWord形式で作成し、編集されない場合はPDF形式で作成します。

Windowsの実際の画面イメージに近付けたい場合は、HTML形式で作成しています。操作説明の流れをひと続きのファイルとして保存できるので、手軽に納品できて便利です。

また、オプションのマニュアルエディターもとても便利です。アシスト主催の「Dojoユーザ情報交換会(ユーザ会)」でその存在を知り、「これは是非うちでも使いたい」と思い、導入しました。体裁が綺麗に整えられて、このまま納品できるというのが大きなメリットですね。もう一度、体裁などを考え直す時間が省略できて、重宝しています。

(2) エビデンス取得

2つ目は、システムでテストを実施する際のエビデンス取得や、システムの設定を変更する際のエビデンス取得です。

大量データの入力テストを行う場合は、自動機能テストソフトウェアを使い、不正なデータの入力後の画面結果などを残す場合は、「Dojo」を使うというように目的に応じて使い分けています。

具体的には、この画面で始まって、どういうデータを入力したら、こういう結果になったというような一連の流れを分かりやすく示す場合です。

システムの仕様上、平仮名しか入らないフィールドに、あえて数字を入れると、どのような結果になるのか示すとき、「Dojo」は、文字が入らないことを画面で残すことができます。そのほか、「文字は入力できません」と、補足説明としてコメントを自動的に挿入できるので、テスト結果も分かりやすくなります。

また、操作マニュアルでは、「~してください」、エビデンスでは「~しました」と、担当者の視点で語る言葉で作成するように工夫していますが、「Dojo」では、目的ごとに専用の文言集(定型文)を用意しておくことができるので、言い回しを簡単に統一することができます。

社内向けにもいろいろ使っていただいているようですね。

(3) 社内システムのサポートツール (メモ/記録)

3つ目は、引き継ぎなどの社内メモで活用しています。「Dojo」はシステムで操作した内容がそのまま残るので、後で手順を見返したい場合や、覚え書き用のメモとしても利用しています。

当社の社内システムには、管理者だけが把握する設定や機能があります。従来は、紙のメモで伝達していたのですが、引き継ぎ時に「Dojo」を起動した状態で、システムを操作して、その内容を記録して出力すれば、それでもう立派な引き継ぎ資料が完成です。

Flash形式などの動画にも出力できますし、読み返すのが楽なので、メンバーは皆、気軽に使っていますね。

「Dojoチャット」でも、利用者が使い始めて10分ぐらいで「終わりました」というメッセージが流れるときは、たぶん「Dojo」をメモとして使っているときだと思います。

そのほか、応用的な使い方としては、通信事業者の方が社内工事や点検で来社された場合に、例えば、機器の設定を教わるとき、後から分からないことがないよう、事前に「Dojo」を起動してシステムを操作していただきます。これにより、自分たちで後から再確認できるため、メンテナンスのたびに来ていただく必要がなくなります。

このように、当社では「Dojo」がコミュニケーションを補完し、ノウハウを共有するためのツールという位置付けにもなっています。

急な全面改訂にも対処でき、「Dojo」で記録する企業風土が醸成される


導入後、どのような効果を実感されていますか。

例えば、マニュアル改訂の際、システム画面の全面的な入れ替えで、100ページ以上あるドキュメントがすべて作り直しになったとします。この場合、Wordでは大変手間な作業と感じていたことが、「Dojo」なら大丈夫と思える精神的な気楽さが、正直、一番大きいですね。

また、システム利用に関しては、「Dojo」で記録に残して可視化するという企業風土が、全社的に醸成されてきた点も大きいと感じています。これは大切なことで、自分で理解するときの助けにもなりますし、相手にも分かりやすく説明できます。こうすることで、全社的な業務効率化の向上につながります。

さらに、確実に理解することは、コスト削減にもつながります。先程、例に挙げた通信事業者ですと、何度もご足労いただくたびに訪問技術料が課金されますが、「Dojo」を活用して、一度で教わってしまえば、それ以降のコストは発生しません。海外の開発チームとの連携においては、「Dojo」を介して、コミュニケーションが密に取れることで、早い段階からシステムの品質を向上させることができます。

今後の展望とアシストへの期待


今後の活用に向けた予定を教えてください。

eラーニングのように使える、テスト機能に興味があります。当社でもISMS資格取得を奨励しているので、研修を行ったり、教材や模擬試験を提供したりしていますが、コンテンツなどの教材開発で「Dojo」を活用すれば、教育工数の削減やリソースの最適化が図れると思います。

また、フローチャート機能は、システムの画面遷移の表示で使えると思っていますので、今後活用していきたいと思っています。

最後に、アシストへの期待について、お聞かせください。

先程お話した「Dojoユーザ情報交換会」が、「Dojo」を活用する上で役立っています。製品ロードマップを早めに教えていただける点もありがたく、便利な機能をいち早く使いたいと思っています。

また、他社の事例は参考になりますし、「Dojo」の技術Tipsもユーザ企業ならではの知恵なので、今後も互いに提供しあって掘り下げられるといいなと思います。個人的には、マニュアル作成以外の使い方がさらに出てくることで、社内ユーザも増やせて展開しやすくなりますので、今後もアシストには、メーカーへのユーザリクエストの反映など、更なる機能の発展について期待したいと思います。

※記載されている会社名、製品名は、各社の商標または登録商標です。

会社名 グロースエクスパートナーズ株式会社
本社 東京都新宿区新宿5-17-17 渡菱ビル 3階
設立 2008年7月
代表取締役社長 渡邉 伸一
社員数 80名
事業内容 ITソリューションの企画・提案・コンサルティング、システムインテグレーション、開発支援サービス、ネットワークシステムの構築・メンテナンス、Webサイト構築・サイトデザイン、Webマーケティング
URL http://www.gxp.co.jp/

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Dojo

Dojoは、さまざまな形式の操作マニュアルを簡単に作成することができる革新的なマニュアル作成ツールです。情報システムやOAツールを操作するだけで、対象システムの画面とその操作手順を自動的にマニュアル化します。

  • 操作するだけで、その場で操作マニュアルへ一発変換
  • マニュアル作成やエビデンス取得の工数を50%以上削減
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