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「Dojo」による、ビジュアル・マネジメントの実現。

関東電化工業株式会社

導入製品/サービス…
Dojo  

関東電化工業株式会社は、フッ素系特殊ガスをはじめとしたニッチな分野で高いシェアの製品を多数提供している化学メーカーです。国内に3つの研究所と2つの工場を持ち、広く海外にも展開しています。

オンラインコンテンツ/マニュアル自動作成ソフト「Dojo」の導入により、システムの操作手順書や引き継ぎ資料、エビデンスの取得などと幅広く活用。その経緯およびビジュアル・マネジメントへのアプローチについて、情報システム部の仁井谷 尚之氏に詳しくお話を伺いました。


ニッチな分野で高いシェアの製品を、多数提供する化学メーカー


関東電化工業とは、どのような企業ですか。

関東電化工業(通称:KDK)は、1938年設立、社員数600名強のフッ素電解技術を国内で初めて確立した化学メーカーです。フッ素系特殊ガスをはじめとし、ニッチな分野で高いシェアの製品を多数提供しています。

少数精鋭のスピード感を活かした高収益の研究開発型企業を志向しており、環境変化に適応できる「創造的開発型企業」がコンセプトです。原料の調達からプラント設備の構築/製品開発/製造に至るまでのすべてのプロセスで、自社技術を用いて、他社との差別化を図っています。

また、取り扱いが難しいフッ素に関するノウハウと、世界トップクラスのフッ素発生能力をコア技術とし、これからもオンリーワン製品の開発を進めていきます。

具体的には、どのような製品となりますか。

KDKの主な事業/製品は、フッ素系精密化学品、鉄系製品、基礎化学品です。例えば、半導体や液晶製造に欠かせないエッチングガスやクリーニングガス、リチウムイオン二次電池の電解質、コピー機で紙に色を定着させるときに使う素材のキャリヤーなどが挙げられます。産業の基盤となる化学品を製造し、中には世界でもトップシェアを誇るものも数多く含まれています。

また、半導体/液晶/電池業界など、幅広いフィールドに革新的な製品を数多く提供しているため、化学のみならずエレクトロニクス関連企業としてイメージされることも多くあります。

「Dojo」は、ビジュアル・マネジメントを実現するための1つのツール


「Dojo」を導入された経緯について、詳しく教えてください。

私の所属する情報システム部は、社員に契約/派遣社員などを加えた総勢750名以上が使うKDKのシステム全般を、わずか6名のメンバーで対応しています

限られたリソースで、現場を含めた社員の情報共有およびシステムの活用を広く展開するには、1人ひとりが複数のシステムを運営/管理しなければならない状況です。

システムの効率化をさらに図る必要があると感じていたところ、2010年5月にアシストから「便利なソフトがあります」と「Dojo」をご紹介いただきました。デモンストレーションで動作確認した結果、ほぼ即決で導入を決め、その2週間後には社内に導入していました。

即決された理由を教えてください。

第一印象は『こんなに簡単に、マニュアルやエビデンスを作成できるのか』と強く感じた点です。アウトプットもMS WordやExcel、PowerPoint、PDFだけではなく、FlashやDHTMLなどの動画形式まで、いくつもの形式でファイル出力できる点もこちらの要望に合致しました。

しかも、1度アプリケーションを操作しただけで、その内容がキャプチャーされ、そのデータを元に、複数の形式でアウトプットできるため、簡単で手間が掛からない点も便利で魅力的でした。

費用に関しては、そこまでできるソフトでありながら、同時利用ライセンスであるため、マニュアル作成者の人数を調整すれば、決して高額ではありませんでした。これも導入しやすかった理由の1つですね。

また、製品紹介の中で「Dojo」があれば『こういう展開ができる』といったビジョンが浮かびました。以前から検討していた情報システム部の課題解決につながる点、そして、将来に向けて必要な「ビジュアル・マネジメント」を実現するための、1つのツールになると考えました。

内容の均一化への効果を期待


「Dojo」を導入する潜在的なニーズ、課題が以前から社内であったわけですね。

情報システム部では、社内システムのサポートを行う際、必要に応じてマニュアルや手順書を作成してきました。特に、新システムを社内で公開する場合、利用者にとって、マニュアルは必要不可欠なものです。

それをわかりやすく、しかも簡単にすぐ作成できれば、作成者としては工数も削減でき、非常に助かります。

「Dojo」を導入するまでは、WordやPowerPointで、マニュアルや手順書を作成していましたが、システム担当者ごとに作成物を任せていたため、ファイル形式が統一できていない状況でした。

作成者によっては、説明内容や文言など品質のバラつきもありました。ページ数も簡易で少ない場合もあれば、反対に、詳細に作り込み過ぎて多い場合もありました。

加えて、Wordなどの資料だけでは、実際にシステムを活用する利用者への説明に限界がありました。また、利用者に対するノウハウなどの教育が十分に行われていない点、そして、システムが属人化している状況から、システム担当者間での引き継ぎが十分に行われていない点も課題でした。

全社的には、マニュアルやエビデンスなどの資料を必ず残すといった文化も、特に浸透できていない状況でした。

これらいくつもの課題が「Dojo」によって、少しずつ解決でき、全社レベルで、IT業務の見える化である「ビジュアル・マネジメント」につながるのではないかと考えたのです。

部門内のノウハウ共有にも貢献


最初は、情報システム部で導入されたのですか。

そうですね。まずは情報システム部をパイロット部門として、使い勝手などを詳しく検証しました。実際に、従来の作り方と比較し、作成規模および時間などの費用対効果を利用実績として明確にしました。

続いて、情報システム部で行っている業務の手順書を作成しました。1つのシステム/業務に対して、複数のメンバーが関われない場合、その担当者しか詳細が分からない状態になってしまいます。これを防ぐため「Dojo」でエビデンスを残し、部内でのノウハウ資料として、情報共有することにしました。

本来、そうした手順書は必要不可欠なものですが、日々の業務に追われていると、どうしても手順書を作る時間より他の業務を優先することが多くなってしまいます。

しかし「Dojo」なら、実際の作業を始めるときにキャプチャーを開始し、作業が終わったら、キャプチャーを停止するだけで済みます。

そのため、特に負荷もなく、誰でも簡単にすぐ引き継ぎ資料として、エビデンスが残せますので大変便利です。

また、簡単にキャプチャーしたものでも、それを見ることで、少なくとも半分は理解できますから、あとは質疑応答やOJTで補うことによって、十分に情報共有できます。

例えば、人事異動による担当者の入れ替えでも、新しい担当者に最初から教えるのではなく、まずはエビデンスを見ることから進められますので、以前よりもスムーズに引き継ぎができるようになりました。

社内すべてのPCに「Dojo」をインストールし、インフラを整備する


現在、マニュアルや手順書をすべて「Dojo」で作成しているのですか。

すべてではなく、従来のやり方と併用して、コンテンツの内容によって適した手段を選択しています。

弊社では、2012年2月、全社のPCリプレイスに伴い、すべてのPCに「Dojo」をインストールしました。今後は、次の段階として全社展開に向けた取り組みを開始していきます。

全社展開するために、どのような取り組みを行われているのですか。

「Dojo」で作成した各コンテンツをイントラに公開していますので、全社員が「Dojo」の一端に触れています。

ただし、現状はコンテンツを配信できるインフラが整備されただけですので、今後は、各種コンテンツを社内に展開できるよう計画しています。

例えば、弊社工場では、400名近い社員が働いています。プラントを24時間体制で動かしていますから、製造現場で働く社員が簡単にローテーションを抜けて、社内研修を受講するというわけにもいきません。

しかし、工場などの製造現場でも「Dojo」は有効なツールです。具体的には、デジタルカメラで撮影した作業内容を「Dojo」でコンテンツ化できるため、PCのない現場でもオペレーションの共有化が図れます。

また、それら一連の手順もFlashで動画形式で配信していますので、いつでも簡単にその内容を確認できます。これは、目で見る管理、弊社で取り組んでいる見える化の目指すところでもあります。

本社でも配信コンテンツに興味を持った人たちなどが、徐々に「Dojo」を使い始め、とても良い傾向にあります。

このように、これまではそれほどなかった資料を必ず残すといった文化が、今は全社的に醸成されつつあることで、「ビジュアル・マネジメント」の実現に近づいています。

「Dojo」を導入された効果について、お聞かせください。

まずなんといっても、圧倒的に工数を削減することができました。少なくとも50%以上の工数削減は可能です。効果を大きくするためには、編集に凝って、時間を掛けるのではなく「Dojo」の特徴を活かすことが、ポイントです。

見てわかるマニュアルを作成することを目的に、作成時間を簡素化することで、時間も短縮できますし、資料を作成する量の増加にもつながります。

また、本来の業務にあてる時間も以前より取れるようになりました。さらに、1度キャプチャーしてしまえば、各種形式に出力できます。Flashなどの動画形式にも出力できることを考えると、その動画を作り上げる時間やコストは、ゼロとなるので、この効果は非常に大きいですね。

ちなみに「Dojo」を導入するまで、社内に動画形式のコンテンツはありませんでしたので、今までにない新たな取り組みができるようになりました。

今では、どのような取り組みができているのですか。

例えば、社内に新しいシステムを導入する際、利用者に実際のシステムを導入前に触れてもらうことは難しいです。

しかし、「Dojo」で作成した動画形式のコンテンツを利用することによって、こちらの意図したことが解決できます。

具体的には、システム操作の流れなどを動画配信することによって、全体のイメージをつかんでもらい、導入後のシステムにおける生産性の低下を極力抑えられるメリットが挙げられます。

その他、細かい点では、利用者がすぐに閲覧できるよう、Flash形式でマニュアルを社内公開しています。これを『Excelで欲しい』『PDFで欲しい』と個別にリクエストがあっても、すぐその場で提供することができます。

このように、利用者や世代に合わせた形で資料を提供できるため、社内からは大変好評です。

今後の展望とアシストへの期待


今後の活用に向けた予定を教えてください。

まだ「Dojo」の一部の機能しか利用していないため、さらに様々な場面で効率的に実施することを考えています。

具体的には、運用/管理を前提に、操作研修などトレーニングでの利用、説明会/講習会での代替利用、音声合成を利用したコンテンツの提供が挙げられます。

また、見える化の環境の拡充も必要です。現在、文書管理や社内掲示板などはありますが、利用者がもっと手軽に、簡単に見つけられるような環境を目指したいと思います。

最終的には、利用者ごとにトピックス的な情報をプッシュできるようになることが、理想的ですね。

最後に、アシストへの期待について、お聞かせください。

非常に有益なソフトをご紹介いただいたと感謝していますし、細やかな技術サポートもありがたいです。

また、製品に関しては、今後サイレント・インストールや自動アップデートに対応していただけると、嬉しいですね。次回のバージョンアップなどに期待したいところです。

最後に、アシストには、KDKへの有益なご提案をいつでもお待ちしていますので、今後ともよろしくお願いします。

※記載されている会社名、製品名は、各社の商標または登録商標です。

会社名 関東電化工業株式会社
本社 東京都千代田区丸の内1-2-1
設立 1938年9月22日
代表取締役社長 山下 史朗
社員数 614名(2012年3月31日時点)
事業内容 フッ素系精密化学品、鉄系製品、基礎化学品の研究開発/製造/販売
URL http://www.kantodenka.co.jp/

関連製品/サービス

Dojo

Dojoは、さまざまな形式の操作マニュアルを簡単に作成することができる革新的なマニュアル作成ツールです。情報システムやOAツールを操作するだけで、対象システムの画面とその操作手順を自動的にマニュアル化します。

  • 操作するだけで、その場で操作マニュアルへ一発変換
  • マニュアル作成やエビデンス取得の工数を50%以上削減
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