TOP>事例>医療/製薬>MRの利用するシステムマニュアル制作の工数・コスト削減!システムサービスレベル、エンドユーザーの満足度の向上を実現。

MRの利用するシステムマニュアル制作の工数・コスト削減!
システムサービスレベル、エンドユーザーの
満足度の向上を実現。

ファイザー株式会社

導入製品/サービス…
Dojo  


世界最大の製薬企業として、現在150ヶ国以上でグローバルに事業を展開し、循環器、中枢神経、感染症、疼痛・抗炎症、泌尿器、眼科、ガン、内分泌領域などの幅広い疾患分野で革新的な新薬を世に送り出しているファイザー株式会社。

エンドユーザーであるMR(医薬情報担当者)の利用するシステムを開発・運用するBTセールス部では、数百ページに上るシステムマニュアル制作の工数・コスト削減を目的に、アシストの販売するオンラインコンテンツ/マニュアル作成ソフト「Dojo」を導入。トレーニングコンテンツやeラーニングコンテンツを自社開発でスピーディーに提供する体制を確立。システムサービスレベル、エンドユーザーの満足度の向上を実現されました。


より健康な世界の実現に貢献する世界最大の製薬企業


ファイザーについて教えてください。

ファイザーは、製薬企業としては世界最大で、現在150ヶ国以上でグローバルに事業を展開し、循環器、中枢神経、感染症、疼痛・抗炎症、泌尿器、眼科、ガン、内分泌領域などの幅広い疾患分野で革新的な新薬を世に送り出しています。歴史的にも150年以上の長い歴史を持ち、古くはペニシリンの量産に世界で初めて成功した企業として知られています。

日本でのビジネスもすでに50 年以上にわたり、ファイザーにとって日本は常に重要な市場であり続けています。

スローガンは、"Working together for a healthier world"。

より健康な世界の実現に貢献することが我々の変わらぬ願いです。

担当されているBTセールス部とは、どのような部門なのでしょうか。

BTは、ビジネステクノロジーの略称です。ビジネスとテクノロジーの間に立ち、ビジネスバリューを生み出すことをゴールにしています。その中でもBTセールス部は、“クライアント・フェイシング”といわれる、クライアントと直接向き合ってダイレクトにサポートするという役割を担っています。我々にとってのエンドユーザーは医薬営業、特にMRで、彼らが利用するシステムの開発・運用を主に担当しています。

こうした役割のため、我々は単に情報システムに詳しいだけではなく、MRの業務が円滑に進むよう、その内容をよく理解して支援したり、システムを利用してビジネスに役立ててもらうためのサポートを提供したり、トレーニングの計画・実行を行っています。

膨大なページ数のシステムマニュアル制作が「Dojo」導入のきっかけ


そもそもオンラインコンテンツ/マニュアル作成ソフト「Dojo」を、お使いいただいたきっかけは、何だったのでしょうか。

BTの別の部門が、アシストの紹介で使い始めたのがきっかけです。それを見てBTセールス部のITトレーニングチームが、“自分たちも使いたいので購入してほしい”と私のところへやってきました。

それも、「Dojoを使えば、システムのマニュアル作成のプロセスを大幅に短縮することができます。お願いします!」と迫らんばかりの勢いでした。

確かに、それまでのマニュアル作成は煩雑な作業でした。システムリリース時ともなれば、数百ページもの厚さの利用マニュアルを、1画面1画面スクリーンキャプチャを行ってWordに貼り付け、解説をつけながら地道に行っていました。

スクリーンキャプチャは、ずっと続けていると、どこまで取ったかわからなくなる難点があって、どうしても取り漏れが発生しがちです。それを見つけると、入力したデータを削除して元に戻ったり、キャプチャしたデータにデジタル加工を施したり、と多大な工数がかかっていました。

また、そのマニュアルの改版作業も大変で、スクリーンキャプチャを一つ挿入しただけでその後のレイアウトが大きく崩れるので、全面的に見直さなければならなくなります。

以前は、印刷ののち製本もしていたので、そのコストもかなりの額に上りました。トレーニングチームのそういう苦労もわかっていましたし、何より強い要望だったので、そんなにいうならと5ライセンス購入しました。それほど高価なソフトウェアでなかったことも幸いしました。

部長自らトレーニングコンテンツをラピッド開発


「Dojo」を見て、これなら購入してもいいだろうと思ってくださった点は、どこにありましたか。

作成者がシステムの操作をするだけで、その履歴がそのままWordなどに展開されてマニュアルとして完成されるという点ですね。

当社はスピードを重視する企業風土があるので、作成作業がショートカットできるという点を評価しました。

また、コンテンツの再利用が効くという点も大きいですね。一度作成したものをベースに細部を作り直すという作業が簡単にできます。

マニュアルや説明書の改版・改訂業務は我々の部門にとって日常茶飯事なので、それがすばやく行えることも助かっている点です。

さらにいえば、「Dojo」でマニュアルや資料を作ると、その構成を標準化することができます。それまでは、作成者によって仕様がバラバラでした。Wordにスクリーンキャプチャを貼りつけ、その脇に説明を入れる担当者もいれば、吹き出し形式で説明する担当者もいました。

そうかと思えばPowerPointで作ってコメント入力欄に説明を入れる担当者もいたりして、エンドユーザーはマニュアルごとにそれをどう見たらいいか自分で判断しなければなりませんでした。

しかし、「Dojo」で作れば、Wordファイルにスクリーンキャプチャが入ってその下に解説が入る、という具合に表示レイアウトを統一できるため、ユーザーはどのマニュアルを見ても混乱しなくてすみます。

しかも、作成者側でそのレイアウトを意識する必要はありません。この点も大きな選択理由の一つでした。

マニュアル作成が導入のきっかけだったとのことですが、その後「Dojo」は何か別の用途でもお手伝いできていますか。

実は、私自身が使っています。事実上1ライセンスは私が独占している状態です。エンドユーザーからダイレクトにいろいろ相談を受ける機会が多いのですが、あるときMR向けの指示のガイドラインを作成する立場にある本社社員から相談を受けました。

“情報通達システムを使って本社から情報発信を行う際、エンドユーザーに明確に主旨が伝わる文章を書いてもらいたいのだが、そのための説明資料作成がどうも難しい”と。

そういう仕事はまさに我々の業務の範疇なので、担当者の意図を聞き、それを満たす文書作成ポイントの説明や、作成された文書をシステムで発信する際の作業手順書を「Dojo」で簡単に作成しました。単なる操作手順では伝わらない、背景説明などもコメントとして追加するなどして担当者に見せたところ、まさにそのようなコンテンツを求めていたと喜ばれました。

また当社は、異動が比較的多く、情報発信を行う立場の担当者が変わることもよくあるので、 “(最初は集合教育でやるにしても、その後に異動した)彼らに対する教育のために、同じ内容で動くeラーニング教材を作っておいて自習してもらえるようにしておきましょう”と提案したら、“ぜひ欲しい”ということになって、それも続けて作ることにしました。

それまで「Dojo」で動画コンテンツを作ったことはなかったのですが、この製品はGUIがわかりやすくできているため、たぶん作れるのではないかという勝算がありました。

門田部長自ら「Dojo」でコンテンツ制作まで進めてくださったのですね。使い勝手はいかがでしたか。

5~6分の長さのものを3本ほど制作したのですが、すべてマニュアルを一度も見ることなく完成することができました。それぞれステップ数にして30ぐらいでしょうか。

1日半ぐらいで3本のプロトタイプを作って、すぐに担当者に見せました。受けたフィードバックのうち、その場で直せるものはすぐに直してまた見せて、といった具合に何度もやりとりしながら、結果的に3週間ほどですべて完成させることができました。

その場で直してお見せになるとは本当にスピーディーですね。

本社の医薬営業社員は出張が多く、打ち合わせの時間をとることはなかなか難しいのです。一度出張に出てしまうと数日帰ってこないことも多いので、本人がいる間に進められるだけ進めておくことが重要なのです。「Dojo」ならそれが可能でした。

また、こちらが速く進めることで、相手にコンテンツの中身をじっくり考えたり、練ってもらうための時間を作ることができます。

このときも、どのような報告を作ってほしいかという想いが彼らにしっかりあって、それを伝えるために“一部分だけコマ落としのように30秒かけて見せたい”という要望が出てきました。実際、大事なポイントだったのでその場で実現してみせたのですが、“おお”と感激してもらえました。このコンテンツは現在、当社のポータルサーバ上にいつでもダウンロード可能なFlashコンテンツとしてアップされています。

わかりやすいマニュアルが2,400名分の本業時間増加に貢献


マニュアルやトレーニングコンテンツの制作に「Dojo」を活用することによって、どのような効果が生まれていますか。

定量的に測ってはいないのですが、トレーニングチームのマニュアル作成の効率は大きく向上しています。彼らにとって「Dojo」でコンテンツを作成することはもはや当然のことで、これがなければ業務が回らないというぐらい活用が根づいています。

特に、“速く作れる”、“再利用できる”という2 点が、当社が高く評価しているポイントです。

また、e ラーニングコンテンツが社内開発できたという点も大きいですね。本格的なe ラーニングコンテンツについては外部の協力会社に制作を依頼していますが、そのためには、きちんとこちらで要件定義をまとめ、制作期間もそれなりに確保しなければなりません。

しかし、今回のように要件が曖昧で作ってみて初めて意見が出てくるという状況では、工数的にもコスト的にも実現は難しかったと思います。ユーザーの納得いくものを3週間で完成できたのは、「Dojo」を使って社内開発するという体制を取ったからでした。

さらに、マニュアルやトレーニングコンテンツの質が向上し、わかりやすいものになったと思います。

これは、MR の本業を考えると非常に重要なことなのです。マニュアルの内容を把握するのに、それまで8分かかっていたものが5分になったとしたら、3分長く彼らは外で営業活動ができます。当社には、約2,400名のMRが在籍していますから、それは、全社的に3分×2,400名分の本業にかける時間が生み出せるということで、この点は、我々の部門がシステムをリリースするときにも常に意識しているところです。

「Dojo」でエンドユーザーの社内業務時間が削減できるのは喜ばしく、結果として我々のサービスレベル、エンドユーザーの満足度の向上につながっていると思います。

エンドユーザーにも「Dojo」の便利さを伝えたい


今後、さらに別の用途で「Dojo」をお使いいただく予定は ありますか。

1つには、BT内の別部門のエンジニアやエンドユーザーに、「Dojo」を水平展開していきたいと考えています。製品の特長を話すと高い関心を示されるので、一度しっかり紹介する時間を早く持ちたいなと思っているのですが、いずれの部門も業務が多忙で、かつダイナミックに動いている組織なので、なかなか時間が確保できません。それが今一番の悩みですね。

また、当社には現場で使用されているシステムが100種類超あります。その中で実際どのシステムが、どのように使われているか、あるいは、どの機能が実際に重視されているのか、どこを使うのに多くのステップを要しているのかなどを調査して、システムを改良したり、統合していきたいと考えています。そうした情報を得るためには、現場にシステム部門からメンバーを派遣して、実際の利用方法を見せてもらうなどの調査を膨大な工数をかけて実施する必要があります。

しかし、「Dojo」を使えば、現場がどういう操作でどんな情報を取り出しているのか、そのままキャプチャして送ってもらうことができます。システムの改良はわれわれのもっとも大きな役割の1つですので、そんな場面でも「Dojo」を活用していきたいと考えています。

製品の紹介については、アシストもお手伝いできそうです。ぜひ我々のリソースもご活用ください。

タイミングが合えば、それも一つの方策ですね。アシストにはよくサポートしてもらっているので助かっています。

「Dojo」は全業界で人気の高いオンラインコンテンツ/マニュアル作成ソフトとのことなので、今後はそこでのノウハウをベースにした業務密着型のソリューション提案に期待したいところですね。

※記載されている会社名、製品名は、各社の商標または登録商標です。

会社名 ファイザー株式会社
本社 東京都渋谷区代々木3-22-7 新宿文化クイントビル
設立 1953年8月1日
代表取締役社長 岩崎 博充
社員数 3,067名
事業内容 医療用医薬品、動物用医薬品、農薬の製造・販売・輸出入
URL http://www.pfizer.co.jp/pfizer/index.html

関連製品/サービス

Dojo

Dojoは、さまざまな形式の操作マニュアルを簡単に作成することができる革新的なマニュアル作成ツールです。情報システムやOAツールを操作するだけで、対象システムの画面とその操作手順を自動的にマニュアル化します。

  • 操作するだけで、その場で操作マニュアルへ一発変換
  • マニュアル作成やエビデンス取得の工数を50%以上削減
  • PCからタブレット端末まで幅広い閲覧環境に対応

詳細へ

事例に関するお問い合わせ

資料請求/お問い合わせはこちら(専門の担当者が確認し、ご対応します。)

ご興味のある事例がございましたら、お気軽にお問い合わせください。より詳しい情報をお届けします。

ページの先頭へ戻る