TOP>企業情報>コラム>技術情報>タブレット端末の業務利用を考える

タブレット端末の業務利用を考える


前回、「ビジネス利用ならiPad?Android?タブレット端末の選び方」と題して、各社のタブレット端末のメリット/デメリットを比較してみました。今回は、タブレット端末の業務上の利用用途について考えてみます。

タブレット端末への期待と現実


少し前のものですが、「モバイルコンピューティング推進コンソーシアム」発表の「企業におけるスマホ・タブレット利用動向とBYODの実態」という資料があります。

http://www.mcpc-jp.org/news/pdf/201301127_fair_c-1.pdf

上記の資料の13ページに「タブレットへの期待と現実」という項目があり、それによるとタブレット端末の利用に対する期待と現実に開きがあることが見てとれます。

期待値と現実に開きが出る理由は、各々がタブレット端末に何を期待しているかにもよりますが、タブレット端末は万能ではなく、PCを完全に置き換える端末でもありません。その点を踏まえ、タブレット端末の利用者や利用シーン、使用するアプリケーションなどを想定し、それによってどんな効果を期待するかを明確にすれば、タブレット端末の業務利用における現実を理想に近づけることができます。

タブレット端末の特性と業務利用について


まず、タブレット端末の特性を挙げてみます。

  • 短時間で起動可能
  • 片手でも操作がしやすい
  • 軽くて持ち運びに便利
  • バッテリーの駆動時間が長い

上記の特性から考えると、移動時間中に効率的に作業を進めたい、社外での活動が多いので手軽に使いたい、作業中に手軽に記録をしたいなどの場合にタブレット端末は有効と言えます。今回は業務利用ということで、タブレット端末の特性から導入企業、お客様、利用者自身に対する3つの観点で活用法を考えてみます。

タブレット端末の活用

1. コスト削減 - 電子化コンテンツで情報共有をスマートに


社内でまず考えられるのは会議などのペーパーレス化です。タブレットのみならず、PC利用者も含めて資料共有をはかれば、対象者を広げることも可能です。

日本のOfficeソフトで利用者が多いMicrosoft OfficeはiPadやAndroidで利用可能なアプリもリリースされていますので、プレゼンテーションをするときもタブレットをプロジェクタに繋げば不足はありません。また、Apple社のKeynoteはiPhoneをリモコン替わりに使ってプレゼンテーションをすることもできますので、iPadをプロジェクタに接続、投影した映像の前でiPhoneの画面を操作しながらプレゼンテーションということも可能です。

また、紙の資料からPDFに変換するだけで、キーワード検索やクラウドサービスと連携しチーム内で資料の共有が可能になり、利便性の向上にもつながります。資料が欲しいという要望があった場合は、メールにPDFを添付して送ることも可能ですので、あえて印刷物は持っていかず、投影した画面に集中して聞いていただくようにしてはいかがでしょうか?通常のメモ書きなども、様々なアプリがリリースされていますので、タブレットを利用しても良いかもしれません。

2. 顧客サービスの向上 - 電子化コンテンツを持ち歩く


外出先や商談の場で、顧客からの問合せに素早く、的確に対応するために、鞄の中に資料を詰め込んでいる方も多いのではないでしょうか?また、手元に資料がないために、すぐにお客様に製品説明ができなかったり、一旦持ち帰りが発生したことはないでしょうか。

タブレット端末を利用すれば、電子カタログ用のアプリケーションを用いることで、様々な資料を持ち歩くことが可能です。資料が足りなくなったり、持って出るのを忘れた、という心配もありません。また、説明資料として動画などのマルチメディアコンテンツを利用することで、顧客が直感的に内容を把握できるので、顧客サービスの向上にもつながります。

とはいえ、すぐにマルチメディアコンテンツを含めた電子カタログを準備するには時間がかかりそうです。まずはGoodReaderなどのアプリを利用してPDFファイルを参照できるようにして、電子化されたファイルを利用するところから初めましょう。紙のカタログからPDFになるだけでも、キーワード検索が可能になったり、クラウドサービスと連携することでチーム内でファイル共有ができたりと、利便性が向上します。

電子化コンテンツの持ち歩きだけでなく、クラウドサービスなどを利用すると、紙を使用しないことでコスト削減効果を見込めますが、副次的な効果としては資料を補充するためにオフィスに立ち寄る、というような移動費用や時間を減らすことも可能になります。

3. タブレット端末の利用で作業効率化がアップ


起動が早い、片手でも手軽に使える、などのタブレット端末の特性から、移動時間や待ち時間などのスキマ時間を有効利用することが可能です。少しの時間でも資料のチェックやメールの送受信をすることができるため、空いた時間を別の作業に充てたり、読書や資格取得の勉強、もしくは早く帰宅してリフレッシュのためにスポーツジムに行くなど、時間の有効活用ができます。

タブレット端末のソフトウェアキーボードは長文の入力には向いていないので、Bluetoothなどで接続ができる外付けキーボードを利用したり、複雑な資料の修正などはクラウドサービスで資料を共有し、社内にいるメンバーと連携するなど、工夫次第で様々な使い方が可能です。

まとめ


タブレット端末は、持ち運びが容易であるという特性上、社外利用でのスキマ時間の活用に有効ですが、それ以外にもクラウドサービスによる資料の共有や資料のペーパーレス化によるコスト削減などにも活用できます。

タブレット端末を業務上有効活用するためには、散発的に利用者を増やすことよりも、何を実現したいかを明確にした上で特定部門に集中して導入することが期待と現実の乖離を防ぎ、より効果的な導入につながるのではないでしょうか。今回、導入企業、お客様、利用者自身に対する3つの観点から活用法を考えてみましたが、それ以外にも企業ごとに特有の業務があり、タブレットを活用できる利用シーンがあるかと思います。各企業の業務に合わせ、ぜひタブレットの効果的な活用法を検討してみてください。

関連製品:e.Formのご紹介


上記の内容でも触れた「ペーパーレス化」に関する製品で、アシストでは、注文書や申込書、業務報告書など、従来紙に記入していた様々な書式を対象として電子フォーム化する「e.Form」という製品を扱っています。

http://www.ashisuto.co.jp/product/category/tablet/eform/

e.Formのメリットは次のとおりです。

  • 1. 紙の書式を持ち歩く必要がありませんので、補充のためにオフィスに立ち寄ることなく業務を進めることができます
  • 2. 入力漏れ、誤読による再確認、再入力などの手戻りを最小化できます
  • 3. 入力後のデータはサーバに転送、タブレットには残しませんので、情報漏えいの心配がありません
  • 4. カタログ機能を利用するとPDFファイルの閲覧を行うことができます
  • 5. 電子フォーム、カタログはあらかじめ端末にダウンロードしておき、オフライン状態で使用することもできます

e.Formでタブレット活用やペーパーレス化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

執筆者紹介

荻原克行

荻原 克行(Katsuyuki Ogiwara)

株式会社アシスト 情報基盤事業部 ビジネス推進部 e.Form推進課

アシスト入社後、汎用機用の4GL言語を使ったレポート作成支援、PCソフトのサポート担当、開発言語の教育講師などを行った後に販売支援を担当。ここ数年はユーザ交流会である「ソリューション研究会」に参加し社外の方との交流の機会を積極的に増やし、人脈作り(飲み友達作り?)に励む日々。

趣味はゴルフ、プロ野球観戦、写真撮影など。手のひらサイズのラジコンヘリを飛ばすのも最近の週末の楽しみ。


Facebookで情報をお届けしています

Facebookでは、アシストの「今」を週3回のペースでお届けしています。「めげない、逃げない、あまり儲けない」を合言葉に日々頑張っておりますので、応援よろしくお願いします。



ページの先頭へ戻る