「情報を探すのに一日のどれくらいの時間を使っていますか？」

そう聞かれたとき、多くの方は「そんなに使っていない」と答えるかもしれません。しかし実際には、ビジネスパーソンの多くが1日の約20%もの時間を情報検索に費やしています。

過去ブログ【Gleanで変わる働き方】の第1回、第2回の記事では、企業が抱える「探す時間」の問題とその解決策である「Glean」の革新的な技術について解説してきました。今回は、Gleanを実際に導入した企業での具体的な効果と、それがもたらす組織変革について掘り下げます。

Glean導入の衝撃：数字で見る驚きの効果

Gleanを導入した企業では、どのような変化が起きているのでしょうか？アシストの事例を中心に見ていきましょう。

時間の劇的削減

1人あたり15分/日の削減でも月間、年間で見てみると大きな変化となります。

- 月間：7,354時間の創出
- 年間：88,248時間の創出

これは単純計算で、社員1人が15分/日の時間を削減した場合の効果です。しかし実際には、多くの社員が1時間以上の効率化を実感しているといいます。
想像してみてください。あなたの会社で全社員が毎日1時間以上を取り戻せたら、どれだけのことができるでしょうか？

驚異的なコスト削減効果

時間の節約は、そのままコスト削減に直結します。

- 月間：1,471万円のコスト削減
- 年間：1億7,648万円のコスト削減

これは年収1,000万円の社員17人分に相当します。中小企業であれば、この削減効果だけでも投資対効果（ROI）は十分すぎるほどでしょう。

驚くべき利用率

多くの企業システムでは、導入しても実際に使われない「シェルフウェア」になってしまうケースが少なくありません。アシストではGleanを全社展開していますが、その活用率はなんと、

- アクティブユーザー率：97%（ほぼ全社員が利用）

これは驚異的な数字です。アシストの担当者は「Gleanがないと仕事が回らない状態」と表現していますが、それだけ実用的で価値のあるツールだということを示しています。

Glean「探す」から「見つかる」へ：業務プロセスの変革

Gleanの導入により、日常業務のプロセスはどのように変わるのでしょうか？いくつかの具体的なシーンを見てみましょう。

「個人の頭の中」から「組織の知」へ：ナレッジマネジメントの進化

Gleanがもたらすもうひとつの大きな変化は、企業内の知識の扱い方にあります。

従来のナレッジマネジメントの限界

多くの企業では、以下のような問題が発生していました。

1. 情報の分断

   1. メール、チャット、ドキュメント、CRMなど各ツールに情報が散在

   2. 部署ごとに異なるシステムを使用し、横断的な情報共有が困難

2. 知識の属人化

   1. 「この件なら○○さんに聞かないと」という状況が常態化

   2. 担当者の退職や異動により知識が失われる

3. 既存ナレッジの再利用率の低さ

   1. 過去の事例や教訓が活かされず、同じ問題解決を繰り返す

4. 「車輪の再発明」が日常的に発生

Gleanによるナレッジマネジメントの進化

Gleanの導入により、こうした問題が解決に向かいます。

1. 情報の統合

   1. 散在する情報を一元的に検索可能に

   2. ツールや部署の壁を超えた情報アクセス

2. 知識の組織資産化

   1. 個人の知識や経験が可視化され、組織全体で共有

   2. 「誰が何を知っているか」が明確に

3. ナレッジの再利用促進

   1. 過去の成功事例や失敗事例が簡単に見つかる

   2. 組織としての学習サイクルが加速

アシストの担当者は「担当者が変わっても、ノウハウは全社ナレッジに残っているので、組織の財産として活用できる」と述べています。これは特に人材の流動性が高まる現代において、極めて重要な変化です。

顧客の声：Glean導入企業のリアルな評価

Gleanを導入した企業からは、どのような声が寄せられているのでしょうか？

グローバル企業からの評価

• 「Gleanがあれば社内にないと思っていた重要な文書を多く見つけることができるようになった」

• 「社員から質問されるたびに、まずGleanで検索してみてと伝えています。だってGleanは最高のアシスタントなんだから」

日本国内企業からの評価

• 「情報は社員全員が瞬時にアクセスできる必要があります。それが実現できなければ、DXの推進は不可能です」

• 「様々な業務に変革が起きています。Gleanはゲームチェンジャーになり得る製品だと思っています」

これらの声からは、Gleanが単なるツールではなく、組織文化や働き方を変えるカタリスト（触媒）になっていることがうかがえます。

Glean導入のポイント：成功のための3つのステップ

Gleanを導入して最大限の効果を得るためには、どのようなことに気をつければよいのでしょうか？

全社的なビジョンの共有

Gleanは単なる検索ツールではなく、ナレッジマネジメントのプラットフォームです。導入にあたっては、

• 経営層を含めた全社的なビジョンの共有

• 「情報の民主化」という理念の浸透

• 短期的な効率化だけでなく、長期的な組織力強化というゴールの設定

段階的な展開と成功事例の共有

一度にすべての部門で導入するよりも、段階的なアプローチが効果的です。

• 情報検索のニーズが高い部門（営業、カスタマーサポート、エンジニアリングなど）から順次導入

• 成功事例を社内で共有し、横展開

• 「この部署ではこんな使い方をして成果が出ている」といった具体例の発信

継続的な活用促進とフィードバック収集

Gleanの特徴は「使えば使うほど賢くなる」点にあります。

• 定期的な使い方のワークショップやトレーニングの実施

• 活用事例のコンテスト開催

• ユーザーからのフィードバックを集め、更なる改善に活かす

アシストでは、高いGleanアクティブユーザー率（97%）を達成していますが、これは単に導入してライセンスを付与しただけではなく、全社的に活用を促進する取り組みがあったからこそと考えられます。

業務が変わる。組織が変わる。Glean導入後の企業変革

Gleanを導入した企業では、単なる業務効率化を超えた変化が起きています。

コミュニケーションの変化

• 「誰に聞けばいいか分からない」という状況が解消

• 部署間の壁を超えた知識共有が活性化

• 「教えて/質問して」型のコミュニケーションから「共に学ぶ/発見する」型へ

意思決定の高速化

• 必要な情報に即座にアクセスできることで、判断のスピードと質が向上

• データに基づいた意思決定が促進される

• 「調査中」という名の先送りが減少

イノベーションカルチャーの醸成

• 過去のナレッジを活かした新しいアイデアが生まれやすくなる

• 「知っている」ことよりも「考える」ことに価値が置かれるように

• 失敗事例からも学べる文化の形成

人材育成とナレッジ継承の加速

• 新入社員の立ち上がりが早くなる

• ベテラン社員の暗黙知が組織に蓄積される

• 退職や異動によるナレッジロスが最小化

「探す時間」を削減し、真の企業価値を創造する

アシストの事例からもわかるように、Gleanの導入は単なる業務効率化を超えた、企業全体の変革をもたらします。

• 数字で見る効果

  • 時間削減：1人15分/日で月7,354時間の創出

  • コスト削減：年間約1億7,000万円

  • 利用率：97%という驚異的なアクティブユーザー率

• 業務プロセスの変革

  • 提案書作成が70%速く

  • 新入社員の立ち上げが2倍速く

  • トラブル解決が2.5倍速く

• 企業文化の進化

  • 個人の知識から組織の知への転換

  • 部署間の壁を超えた情報共有

  • データドリブンな意思決定の促進

企業内に存在する膨大な「探す時間」という無駄を削減することは、単なるコスト削減ではありません。それは、社員一人ひとりの創造性を解放し、企業全体の価値創造力を高めることにつながります。

情報過多の時代において、必要な情報を「いつでもすぐに」見つけられる環境を整備することは、もはや贅沢ではなく、企業競争力の源泉となりつつあります。

Gleanはその実現のための強力なツールであり、導入企業からの高い評価がそれを裏付けています。あなたの企業でも、「探す時間」の削減から始まる変革を検討してみてはいかがでしょうか。