Glean は、2023年5月の日本初上陸以降、多くの国内企業様にご導入いただいています。

ご導入の目的や利用人数は様々で、例えば、デジタルワークスタイル変革、DX推進、デジタル戦略、ナレッジマネジメントのお取り組みのなかでGleanを採用されるケースや、スタートアップで100名からご利用を開始されるケース、グループに展開して1万名超でご利用されるケースなど、ご利用事例も幅広く増えてきました。

そこで、なぜGleanをお選びいただいたのか、その採用理由を3社のユースケースからご紹介していきます。

どの企業様にも共通する、解決したかった「あの課題」とは・・・いったい何でしょうか？

（１）情報がサイロ化して、必要な情報が見つからない
ナレッジの分断と情報検索を大至急解決したい

当初の状況

創業時から社内のIT環境はクラウドファーストで、業務で使うアプリケーションはSaaSがほとんど。

事業の成長にあわせて、その都度最適なサービスやツールを導入していった結果、利用するアプリケーションが増えて情報が分散、情報を探しにくい状況が社内中で発生。

また、活発な人材採用によって一緒に働く仲間も増えるなか、新しくジョインしたメンバーが社内で情報検索しようとすると、さらに困難を極める状況に。情報にたどり着くまでの時間がかかり過ぎ、入社後の立ち上がりに支障が出ることも・・。

利用しているサービス、アプリケーション

Notion、Googleドライブ、Slack、Salesforce

解決したかった課題

• Box、Googleドライブ、Slack、Salesforceのそれぞれのシステムで何度も検索を繰り返す不便を解消したい

• 情報を見つけるための検索時間が膨れ上がり、見えないコストとして積み上がっている

• ナレッジや情報を即座に取り出して活用できない

• 従業員のエンゲージメント、生産性の向上が経営課題になっている

• 入社後のオンボーディングを充実させて、早期にパフォーマンス発揮できる環境を整えたい

• 導入済みのアプリケーションはそのまま使い続けながら、そこに溜められた情報をフル活用したい

Gleanの選定理由・採用理由

• Gleanは、複数のアプリケーションを横断して情報を検索できる

• 利用中のアプリケーションはこれまでどおり使い続けたまま、Gleanを検索の入口にできる

• Notion、Googleドライブ、Slack、Salesforceとの接続は、Gleanのネイティブコネクタでつなげられる

• クローリングの性能が高く、情報検索の精度が高い

• 検索結果の表示と同時に、検索結果を要約してくれるのがよい。ファイルを読む手間を省ける

• 検索結果について詳しい人がわかる。誰に聞けばよいかがわかるので、途中からジョインしたメンバーが相談先を自分で見つけられるようになる

• 入社したメンバーの早期戦力化に役立ち、企業の成長速度を上げられる

（２）デジタルワークスタイル変革で、効率的に成果を出せるイノベーティブな環境を実現したい

当初の状況

デジタルワークスタイル変革の推進として、リモートワークとフレックスタイムを制度化。
オフィス出勤時と同じように、リモートでも滞りなく業務ができるデジタルワーク環境を完備。
働く時間や場所にかかわらず、いつどこで勤務しても、生産性高く成果を上げられる働き方を目指す。

この働き方を実現するための改善箇所や阻害要因を探ったところ、社内で情報の散乱が起きていて、業務に着手する前の「情報収集」に社員の多くの時間が割かれていることがわかった。デジタルワークプレイスの環境は整備できたので、次はその環境内の社内情報を整理して、成果を出しやすい環境と多様な働き方の両立を支援したい。

利用サービス

Box、OneDrive、SharePoint、Outlook、Teams

解決したかった課題

• リモートワークで、コラボレーションツールやクラウドストレージの利用が急増。大量の情報のなかから、目的の情報を迅速に探し出すことが困難になってきている

• 最新の情報がどれか分からず、古い資料を参考にしてしまって手戻りが発生している

• 担当者や部署ごとに情報が閉じていて、必要な情報にアクセスしにくい

• いつどこで勤務しても、社内のナレッジにすばやくアクセスして、業務を効率よく遂行したい

• 過去の情報やナレッジをフル活用して、イノベーションを推進できる原動力にしたい

Gleanの選定・採用理由

• Gleanは複数のツールに散乱している情報を一発で検索できる

• 情報を探す時間と手間を削減できる

• Box、TeamsやSharePointとの連携を大きく評価

• 検索の正確性が高く、効率的に情報検索ができる

• 検索したワードがピンポイントで一致していなくても、曖昧検索で目的のファイルがヒットする

• 最新のドキュメントやファイル、過去の情報やチャットの履歴も簡単に検索できる

• どの部署のどの担当者が何の専門知識を持っているのかがわかる

• ハイブリッドなワークスタイルでも、業務の効率や生産性を引き上げられる

（３）AIを日常業務で当たり前に使いこなす、新しい働き方にシフトしたい

当初の状況

AIを活用して資料作成をスピードアップ、AIアシスタントとのチャットの会話を可能にすることで、業務にかかる工数圧縮と効率化を進めていきたい。

また、事業が多岐にわたっているため、情報が事業本部内に閉じやすく、以前から社内での情報が探しにくい。さらにそれらの情報が複数のツールにまたがっていることで、情報検索がますます複雑化してきた。働く場所の多様化（出社や在宅ワーク、サテライトオフィス）を支え続けるために、情報共有が次の課題になってきた。

利用サービス

Box、Teams、SharePoint、Outlook、OneDrive、Panopto

解決したかった課題

• 情報が複数のシステムに分散しているため、効率良く情報を見つけることが難しい

• 特にメール、チャット、資料作成、打ち合わせなどの日常業務において、情報検索に多くの時間を費やしている。多くの社員が常に何かの情報を探している状態

• 業務プロセスの改善分析でも、情報検索に費やされる割合が高いことがわかっている

• 情報検索の解決にあたっては、従来からの手法ではなく、AIを使った画期的な方法を採用して、新しい働き方を全社にもたらしたい

Gleanの選定・採用理由

• マルチプラットフォーム検索で、社内の情報検索が効率化される

• 過去のチャット履歴やメールのやりとりを検索でき、情報アクセスが迅速になる

• Gleanは生成AIと組み合わせて情報検索を行うことで、検索結果の精度を向上させるだけでなく、情報の要約や理解を支援する機能も提供してくれる

• 事業本部間での情報共有が容易になり、業務効率が向上する

• PoCの結果、モニターユーザーの利用率も高く情報検索ニーズに応えられることを確認できた。導入の価値があると判断

• 資料作成にかかる工数を比較したところ、Gleanを使った作成のほうが短時間で内容の品質も良いことを測定できた

• 全社導入で大きなインパクトを出せると判断した

解決したかったのは、『社内の情報検索』
新しい働き方へのシフトは、情報・ナレッジのフル活用がカギに

ここまで、Gleanを導入された3社のユースケースから、解決したかった課題に焦点を当ててご紹介してきました。

共通する課題をまとめます。

働き方のデジタルワークシフトが進み、私たちの働く環境やツールがますます便利になったからこそ、次の課題として見えてきたのが、これらの共通点と言えそうです。

オンラインで業務と業務がつながり合い、人と人がつながり合えるようになった次には、そのつながりに情報やナレッジを乗せて企業内に循環させていくことで、より働きやすく、より成果に結びつけていくフェーズに入ってきているのかもしれません。

同じような状況で困っている、目指す方向が同じという方がいらっしゃいましたら、ぜひアシストへご相談ください！

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