Excel業務によくある課題

Excelは様々な業務で活用できる、非常に優秀な表計算ツールです。皆さまの社内にも個人PCやファイルサーバに膨大な数のExcelファイルが存在し、日常業務から経営に関わる重要な業務まで幅広く活用されているのではないでしょうか。

しかし、Excelを使った業務も万能ではなく、以下のような課題が挙げられます。

マクロ/集計作業の属人化

現場で作られたマクロや、複雑な集計作業等は、属人化してしまっている場合が多く、引継ぎもできていないことがあります。
そのため担当者が変更となった際、仕様の理解に時間がかかり、同じ業務の対応が遅くなる、もしくは最悪の場合同じ対応ができなくなってしまうということが考えられます。

集計結果の連携は別作業

Excelでの集計自体は、Excelというツールに慣れている方であれば、すぐに対応できるかもしれません。しかしほとんどの場合、Excelでデータを集計して終わりではなく、その集計結果をデータベースに格納したり、担当者にメールで連携したりする必要があります。

また、元データがデータベースや他のファイルに入っていることも多く、Excelを編集する前のデータ抽出は別途作業が必要です。

Excel業務のこうした課題を克服することは、単に個人レベルで時間を有効活用できるだけではなく、経営に関わるような全社的な業務の改善にもつなげることができます。

Excel業務の改善に役立つDataSpider

DataSpiderはいわゆるEAIと呼ばれるジャンルのソフトウェアで、企業内に散在する様々なデータを連携することができます。

DataSpiderはGUIで開発ができるツールなので、各データベースやファイル、クラウドアプリケーションにまたがるデータを、ノンプログラミングで簡単に開発することが可能です。

そんなDataSpiderとExcelを連携すると、以下のように業務の改善を図ることができます。

■定型業務の自動化

Excelは定型業務で使うことが多く、例えば週次や月次で毎回同じような作業を行うこともあるかと思います。

DataSpiderではそうした定型業務のフローを簡単に開発することができ、処理を定期的に自動実行する機能まで備えています。そのため、Excelを使った定型業務の自動化を実現できます。

■ExcelとDBやメールとの連携

DataSpiderはEAIツールですので、もちろんExcel以外のツールとも連携できます。そのため、読み込んだExcelのデータをデータベースに書き込んだり、逆にデータベースから抽出したデータをExcelに書き込むことも可能です。

以下の画面では、Excelに記載された社員情報のデータを加工し、データベースに書き込むという簡単なフローを示しています。

Excel業務改善例

DataSpiderとExcelを連携することでExcel業務を改善できるシーンを具体的にご紹介していきます。

１．Excelファイルで毎月同じような集計作業を行っている

DataSpiderを活用することで、普段定期的に実施しているデータの集計作業や、加工変換処理を自動化することができます。

DataSpiderのトリガーという機能を使用することで、週次や月次などで定期的に処理を自動実行します。また、DataSpiderはGUIのツールなので、担当者の属人化を排除し、作業工数の削減を実現できます。

２．Excelファイルの集約や、複数ファイルへの分割出力を行っている

DataSpiderを活用することで、各支店や部門から送られてくるファイルを統合します。

また統合するだけではなく、そのあと取得したいタイミングで日付や部門などの条件を元にデータ抽出をすることが可能です。

３．Excelで作られた各種レポートを定期的にメールで配信している

DataSpiderを活用し、活動実績レポートを複数人に自動配信することができます。簡易レポートであれば、DataSpiderにてレポート生成/メール配信まで自動化可能です。

Excelでの業務改善にまつわる2つの資料をプレゼント！

1.DataSpiderでできる５つの業務改善

本資料では、これまでの実績から、多くの企業で実現した代表的な業務改善を５つご紹介しています。
DataSpiderが、単にデータの間をつなぐだけでなく、現場の作業の効率化や自動化を実現できる製品であることを御理解いただける内容となっております。
データ連携による業務改善とはどのようなものか、ぜひご覧ください。

2.DataSpider Excelアダプタ 解説資料

DataSpiderの豊富なアダプタ群の中でもユーザからの評価が高い、Excelアダプタ。その特長と設定イメージをご確認いただける資料です。DataSpiderによってExcel業務を改善するヒントをご覧いただけます。