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セキュリティ重視のエンタープライズ検索：Gleanが提供する5つの安心ポイント
Gleanはアクセス権継承、AES 256ビット暗号化、SOC2 Type2認証など、企業の機密情報を守りながら高精度な検索を実現するエンタープライズ検索ツールです。セキュリティと使いやすさを両立させた5つの安心ポイントを解説します。
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目 次
「情報を探すのに一日のどれくらいの時間を使っていますか？」
そう聞かれたとき、多くの方は「そんなに使っていない」と答えるかもしれません。しかし実際には、ビジネスパーソンの多くが1日の約20%もの時間を情報検索に費やしています。
過去ブログ【Gleanで変わる働き方】の第1回、第2回の記事では、企業が抱える「探す時間」の問題とその解決策である「Glean」の革新的な技術について解説してきました。今回は、Gleanを実際に導入した企業での具体的な効果と、それがもたらす組織変革について掘り下げます。
Gleanを導入した企業では、どのような変化が起きているのでしょうか？アシストの事例を中心に見ていきましょう。
1人あたり15分/日の削減でも月間、年間で見てみると大きな変化となります。
- 月間：7,354時間の創出
- 年間：88,248時間の創出
これは単純計算で、社員1人が15分/日の時間を削減した場合の効果です。しかし実際には、多くの社員が1時間以上の効率化を実感しているといいます。
想像してみてください。あなたの会社で全社員が毎日1時間以上を取り戻せたら、どれだけのことができるでしょうか？
時間の節約は、そのままコスト削減に直結します。
- 月間：1,471万円のコスト削減
- 年間：1億7,648万円のコスト削減
これは年収1,000万円の社員17人分に相当します。中小企業であれば、この削減効果だけでも投資対効果（ROI）は十分すぎるほどでしょう。
多くの企業システムでは、導入しても実際に使われない「シェルフウェア」になってしまうケースが少なくありません。アシストではGleanを全社展開していますが、その活用率はなんと、
- アクティブユーザー率：97%（ほぼ全社員が利用）
これは驚異的な数字です。アシストの担当者は「Gleanがないと仕事が回らない状態」と表現していますが、それだけ実用的で価値のあるツールだということを示しています。
Gleanの導入により、日常業務のプロセスはどのように変わるのでしょうか？いくつかの具体的なシーンを見てみましょう。
| 従来のプロセス（合計時間：2時間30分） | Glean導入後のプロセス（合計時間：45分） |
| 1. イントラネットで類似案件を検索（20分） | 1. Gleanで「〇〇業界 提案書」と検索（5分） |
| 2. クラウドストレージで過去の提案書を探す（30分） | 2. 関連ドキュメントとキーマンがすぐに表示される |
| 3. チャットツールで詳しい人に質問（返信待ち40分） | 3. 「新入社員がまず読むべき資料」などの検索も可能 |
| 4. メールで過去のやり取りを探す（20分） | 4. チャット機能で「〇〇向け提案書のドラフト作成」と依頼（5分） |
| 5. 見つかった情報を整理して提案書作成（40分） | 5. 生成された草案をベースに提案書作成（35分） |
結果：約1時間45分の時間削減（70%削減）
| 従来のケース | Glean導入後 |
| 新入社員が業務を理解するまで：約3ヶ月 | 新入社員が業務を理解するまで：約1.5ヶ月（50%短縮） |
| 先輩社員のサポート時間：週に5時間×12週=60時間 | 先輩社員のサポート時間：週に2時間×6週=12時間（80%削減） |
| 新入社員の全体的な生産性：3ヶ月目で60%程度 | 新入社員の全体的な生産性：1.5ヶ月目で80%程度 |
結果：新入社員の立ち上げが2倍速く、先輩社員の負担が80%減少
| 従来のケース（平均解決時間:約4時間） | Glean導入後（平均解決時間:約1.5時間） |
| 類似トラブルの過去事例を探す：1時間 | Gleanで過去の類似トラブルと対応方法を検索：10分 |
| 対応方法を調査：30分 | 先輩社員のサポート時間：週に2時間×6週=12時間（80%削減） |
| 詳しい担当者を探して対応依頼：30分+待ち時間 |
結果：トラブル解決が2.5倍速く、顧客満足度向上
これらの例からわかるように、Gleanは単に「検索が速くなる」だけでなく、業務のあり方そのものを変革する力を持っています。
Gleanがもたらすもうひとつの大きな変化は、企業内の知識の扱い方にあります。
多くの企業では、以下のような問題が発生していました。
Gleanの導入により、こうした問題が解決に向かいます。
アシストの担当者は「担当者が変わっても、ノウハウは全社ナレッジに残っているので、組織の財産として活用できる」と述べています。これは特に人材の流動性が高まる現代において、極めて重要な変化です。
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Gleanを導入した企業からは、どのような声が寄せられているのでしょうか？
これらの声からは、Gleanが単なるツールではなく、組織文化や働き方を変えるカタリスト（触媒）になっていることがうかがえます。
Gleanを導入して最大限の効果を得るためには、どのようなことに気をつければよいのでしょうか？
Gleanは単なる検索ツールではなく、ナレッジマネジメントのプラットフォームです。導入にあたっては、
一度にすべての部門で導入するよりも、段階的なアプローチが効果的です。
Gleanの特徴は「使えば使うほど賢くなる」点にあります。
アシストでは、高いGleanアクティブユーザー率（97%）を達成していますが、これは単に導入してライセンスを付与しただけではなく、全社的に活用を促進する取り組みがあったからこそと考えられます。
Gleanを導入した企業では、単なる業務効率化を超えた変化が起きています。
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アシストの事例からもわかるように、Gleanの導入は単なる業務効率化を超えた、企業全体の変革をもたらします。
企業内に存在する膨大な「探す時間」という無駄を削減することは、単なるコスト削減ではありません。それは、社員一人ひとりの創造性を解放し、企業全体の価値創造力を高めることにつながります。
情報過多の時代において、必要な情報を「いつでもすぐに」見つけられる環境を整備することは、もはや贅沢ではなく、企業競争力の源泉となりつつあります。
Gleanはその実現のための強力なツールであり、導入企業からの高い評価がそれを裏付けています。あなたの企業でも、「探す時間」の削減から始まる変革を検討してみてはいかがでしょうか。
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立山 あき
株式会社アシスト
2003年に新卒入社。様々な製品のプリセールス、マーケティング担当を経て、現在は新規事業立ち上げとGleanのプリセールスや販促活動に従事。
Gleanはアクセス権継承、AES 256ビット暗号化、SOC2 Type2認証など、企業の機密情報を守りながら高精度な検索を実現するエンタープライズ検索ツールです。セキュリティと使いやすさを両立させた5つの安心ポイントを解説します。
エンタープライズサーチ、ナレッジグラフ、LLMなどの最先端技術を駆使し、企業内に散在する情報を一元検索・パーソナライズ。専属AIアシスタントが情報検索時間を削減し、業務効率化と創造性向上を実現します。
なぜGleanの導入を決めたのか、Glean採用時のお困りごとと選定理由について、3社のユースケースからご紹介していきます。スタートアップでの利用から1万名を超える利用展開まで、3社の事例をご覧いただけます。
