【Gleanで変わる働き方　第1回】「あの資料はどこ？」の悲劇～会社の生産性を20%も下げる見えない敵との戦い～

「先週の会議資料どこだっけ？」
「あのお客様への提案書、誰が作ったんだろう？」
「この件について詳しい人、社内にいないかな…」

こんなつぶやきが、あなたのオフィスでも日常的に聞こえてきませんか？

もしあなたがこのような言葉を一日に何度も発しているなら、あなたは「探す時間」という見えない敵に生産性を奪われています。この記事では、多くの企業が気づかないうちに直面している「情報検索の罠」について、その実態と影響、そして解決の糸口をご紹介します。

一説によると驚くべきことに、ビジネスパーソンの多くは一日の労働時間の約20%を情報検索や資料集めに費やしていると言われています。8時間勤務の場合、1時間36分が「探す」ことだけに使われているのです。
これを企業全体で考えてみましょう。1,000人規模の企業なら、常時200人が「検索要員」として働いているようなものです。この時間が創造的な業務や顧客対応に使えたらどれだけの価値が生まれるでしょうか。

アシストで、興味深い実験を行ってみました。新入社員10人に「ある製品の価格変更がいつ行われたか」を調べる課題が出されたのです。結果は衝撃的でした。
5分以内に正解にたどり着けたのは、なんと10人中たった1人。しかもその1人さえも「本当に正しいかわからない」と自信がなかったのです。

新入社員たちは何をしていたのでしょうか？

これは極端な例ではありません。多くの企業でこのような「情報の迷路」が日常的に発生しています。

企業内での情報検索は、実に様々な場面で発生します。

これらの「探す」作業を合計すると、平均で1日1時間30分にもなります。これが一日の20%という数字の正体です。

「ちょっと探すのに時間がかかる」というのは、表面的には小さな問題に思えるかもしれません。しかし、その累積的な影響は計り知れないものがあります。現場の視点、経営の視点で考えてみましょう。

これらはすべて「必要な情報がすぐに見つからない」という一見些細な問題から派生しているのです。

なぜ多くの企業でこのような問題が発生するのでしょうか？主な原因は次の2つに集約されます。

1. ツールとデータの分散

・メール
・チャットツール
・クラウドストレージ
・コラボレーションツール

ひとつの情報がどのツールにあるのか分からず、同じキーワードで各ツール内を個別に検索する必要があります。しかも、各ツールの検索機能の精度はまちまちで、多くの場合は十分ではありません。

2. 「知識の持ち主」の不透明さ

組織が成長するにつれ、「誰が何を知っているか」が見えづらくなります。

これらの問題により、必要な情報を探すのに膨大な時間がかかったり、最悪の場合は見つからなかったりするのです。

では、解決策はどこにあるのでしょうか？企業が目指すべき理想的な状態を以下の通り定義してみました。

この理想の状態を表現するなら、「あなた専属の超優秀なアシスタント」が各社員についているようなものです。言い換えると、この優秀なアシスタントは、

「A社への提案書を探して」と言えば、「このURLにあります。この提案書の概要や意図、キーマンはこの方です。最新版と旧バージョンの違いはこんな感じです」と答えてくれる。
「製品Bについて詳しい人は？」と聞けば、「○○部の△△さんが詳しいです。この方はこんなドキュメントも作成しています」と教えてくれる。

「探す時間」という問題に対処するために、企業はいくつかの重要なステップを踏むことができます。

この領域で注目されているのが、エンタープライズサーチとナレッジグラフ、そしてLLM（大規模言語モデル）を組み合わせたツールです。次回の記事では、こうした最新テクノロジーがどのように「探す時間」の問題を解決し、企業の生産性を劇的に向上させるかについて、具体的な事例と共にご紹介します。

「探す時間」の問題は、多くの企業が無自覚に抱える大きな課題です。一日の20%もの時間が情報検索に奪われている現状は、看過できない生産性の損失を意味しています。
しかし、この問題を認識し、適切な対策を講じることで、大きな改善が見込めます。一日あたり1時間以上を取り戻せれば、その時間を創造的な業務、顧客対応、イノベーションに振り向けることができるでしょう。
次回は、「探す時間」を劇的に削減するGleanの仕組みについて詳しく解説します。企業が情報を制する時代、効率的な情報検索と活用は競争力の源泉となるのです。

執筆者情報：

立山 あき
株式会社アシスト

2003年に新卒入社。様々な製品のプリセールス、マーケティング担当を経て、現在は新規事業立ち上げとGleanのプリセールスや販促活動に従事。