エンタープライズサーチとは？

本記事は、Glean社が運営するブログ記事をアシストが翻訳して転載しています。

拡大し続けるモダンな組織のIT環境において、従業員が効率的に情報を検索し、情報にアクセスできるようにすることは、生産性とコラボレーションの要です。

この記事は、混沌とした情報を簡単に整理することができるツールの力を理解するためのガイドです。その進化、仕組み、驚くべき利点について掘り下げて説明します。また、適切なエンタープライズサーチ・ソフトウェア を選択する際の重要な考慮点についても説明しています。

エンタープライズサーチの主な目的は、ユーザーが業務を遂行するために必要な情報に迅速かつ効果的にアクセスできるようにすることです。エンタープライズサーチは、組織の内部システム、データベース、リポジトリ内の情報やデータを検索します。文書、電子メール、レポート、顧客情報、製品データなどの宝の山から必要なものを探し出してくれる、個人的なワークアシスタントを想像してみてください。

例えば、「会議で必要なレポートはどこにあるのか」、「新製品発表についてマーケティングチームは何と言ったのか」といった身近な質問に答えてくれます。エンタープライズサーチを使えば、これらの質問に対する回答を数回キー入力すれば得られるのです。企業は生産性を向上させ、情報のサイロ化を減らし、コラボレーションを改善することができます。重要な情報を、異なる部門や職務の従業員がすぐに利用できるようにすることができるのです。

さらに、エンタープライズサーチ・ツールは、複雑な企業環境の中で情報を探し出すという課題に対処できるように設計されています。大規模なデータセットに対応できるスケーラビリティと、さまざまなデータソースやファイルフォーマットへの接続機能を備えたソリューションを模索しています。

これらのツールは、多くの場合、ファセット検索、コンテンツ分類、リアルタイム・インデックス作成、予測検索サジェストなどの高度な機能を提供します。これらは検索プロセスを合理化し、より正確な検索結果を提供します。エンタープライズサーチは、生産性を高め、コラボレーションを促進する組織の鍵となるのです。

生産性と効率の向上：エンタープライズサーチ・ソリューションとツールは、組織の幅広い情報、ドキュメント、データソースへの迅速なアクセスを提供します。これにより、従業員は必要なときに必要な情報を見つけることができます。その結果、効率性と生産性が向上します。

例えば、法律事務所がエンタープライズサーチ・ソリューションを利用して、関連する判例や法律文書を探すとしましょう。弁護士はクライアントに対して、よりタイムリーで実践的な法的アドバイスを提供できるようになるのです。

コラボレーションと知識共有の強化：エンタープライズサーチ・ソリューションとツールは、従業員が文書や専門知識、ナレッジを共有できるようにすることで、コラボレーションを促進します。

例えば、医療機関では、医療研究論文や治療プロトコルの包括的なリポジトリを作成するために使用することができます。医療従事者間のコラボレーションが促進され、患者ケアの向上につながります。

より良い意思決定：包括的で最新の情報にアクセスできることで、意思決定者は十分な情報に基づいた選択ができるようになるでしょう。データ、トレンド、関連文書をより効果的に分析できるのです。

小売企業では、エンタープライズサーチ・ツールを利用して、顧客データや販売傾向を解釈することができるようになるでしょう。在庫管理、マーケティング戦略、商品開発について、経営幹部がデータに基づいた意思決定を行うのに役立ちます。

コンプライアンスとリスクの軽減：エンタープライズサーチは、企業が業界の規制や社内ポリシーに対するコンプライアンスに準拠するのにも役立ちます。これは、関連文書や記録に簡単にアクセスできるからです。

さらに、アクセスを制御し、機密情報を保護するためのセキュリ ティ機能を組み込むこともできます。例えば、金融機関は、このようなシステムやツールを使用して、財務記録を迅速に検索し、監査することで、規制要件へのコンプライアンスを確保することができます。

顧客体験の向上：エンタープライズサーチ・ソリューションとツールにより、従業員は顧客データ、製品情報、関連文書に迅速にアクセスできます。
これは、顧客サービスの向上、迅速な解決、顧客満足度の向上につながります。例えば、テック企業では、技術文書へのアクセスを改善することで、カスタマーサポート担当者が問題のトラブルシューティングをより迅速に行えるよう、システムを活用しています。

コスト削減：情報検索、重複作業、非効率的なプロセスなど、手作業で行う作業コストを容易に削減できます。企業は、情報管理を合理化することで、長期的なコスト削減を達成することができるでしょう。

例えば、製造業では、エンタープライズサーチを利用することで、冗長な製品設計文書が不要になり、製造ミスとそれに伴うコストを削減することができるでしょう。
エンタープライズサーチ・ツールは、業務を合理化し、意思決定者に力を与える変革的な力を備えているのです。

複雑な作業を簡素化する強力な道具のように、これらのソリューションとツールは、必要な情報と人々を効率的に結び付けます。コラボレーション、コンプライアンス、コスト削減を促進します。これらの資産は、日々進化するビジネスとテクノロジーの状況において非常に貴重なものです。企業が目標を達成し、データドリブンの世界で成功するための助けとなるのです。

ここでは、プライバシー、コネクター、AI機能に重点を置いて、意思決定プロセスの指針となる8つの重要な検討事項を示します。

データ互換性の評価：まず、組織内のすべてのデータソースを特定することから始めましょう。これには、データベース内の構造化データ、ファイルシステム内の非構造化データ、クラウドベースのドキュメント、さらには電子メールやコラボレーションツール内のデータなどが含まれます。

エンタープライズサーチ・ソリューションが、これらの多様なデータリポジトリとシームレスに統合し、横断的に検索できることを確認します。特に機密情報を扱う場合は、プライバシーとセキュリティを最優先する必要があります。

検索エクスペリエンスの向上：インテリジェントなレコメンド機能は、最新のエンタープライズサーチ・ソリューションに不可欠です。これらの機能は、機械学習や人工知能（AI）を活用して、ユーザーの行動やコンテンツとのやり取りを分析します。

ユーザーのコンテキスト、過去の検索、嗜好に基づいて、関連する文書、人物、トピックを提案することができます。インテリジェントなレコメンド機能を統合することで、検索エクスペリエンスを大幅に向上させ、ナレッジ共有を促進し、ユーザーが価値ある洞察をより迅速に発見できるようになります。

ユーザへの導入のしやすさ：直感的でユーザーフレンドリーなインターフェースがあれば、ユーザーがエンタープライズサーチ・システムを効率的に活用できます。例えば、Glean（グリーン） は、使い慣れた検索バーとフィルタを提供し、すっきりと整理されたインターフェイスを誇っています。

これにより、ユーザーは簡単に検索を開始し、結果を絞り込むことができます。自動サジェスチョン、インスタントプレビュー、クリック操作によるフィルタリングなどの直感的な機能は、ユーザーエクスペリエンスを向上させます。ユーザー中心の設計を重視することで、ユーザーへの導入を最大化します。

多彩な検索機能：エンタープライズサーチ・ソフトウェアは、ユーザーのニーズを満たすために、さまざまな検索タイプをサポートする必要があります。これには、全文検索、ファセット検索、ファジー検索、自然言語検索などが含まれます。堅牢なコネクタがあれば、システム内で多様なデータソースにアクセスできるようになります。

データドリブンの洞察：Glean のようなエンタープライズサーチ・ソフトウェアに搭載されている分析ツールは、ユーザーがシステ ムをどのように操作しているかについての貴重な洞察を提供します。これらの洞察には、検索クエリのパターン、人気コンテンツ、ユーザーエンゲージメントの指標などが含まれます。

強力なレポート機能により、改善ポイントを特定し、ユーザーのニーズに合わせて検索結果を調整し、コンテンツの構成を最適化することができます。組織の分析要件を満たすことができるか、事前に作成された分析レポートやカスタマイズ可能なダッシュボードを提供しているかどうかをソフトウェア選定時に検討しましょう。

きめ細かなアクセス制御：役割ベースのアクセス制御（RBAC）により、ユーザーが閲覧を許可された情報のみにアクセスできるようにします。職務とデータの機密レベルに基づいて役割と権限を定義することは非常に重要です。

RBACは機密情報を保護し、HIPAAやGDPRなどの規制コンプライアンス要件に適合します。RBAC機能を評価し、アクセス制御の実施に必要なきめ細かさを提供するソフトウェアかどうかを確認しましょう。

データ保護：エンタープライズサーチ・ソフトウェアは、組織のデータを保護するために強固なセキュリティ対策を採用する必要があります。このような保護には、暗号化、認証、関連するデータ保護規制や業界標準への準拠が含まれます。

また、データのマスキングや再編集機能を備えていることも確認しましょう。機密情報や個人を特定できる情報（PII）を扱う場合に役立ちます。プライバシーとコンプライアンスを優先し、データの完全性を維持しましょう。

総所有コスト（TCO）：ライセンスコスト、保守コスト、拡張性コストなど、価格体系を評価しましょう。高度な分析、カスタマイズ、トレーニングなどの追加コストも確認する必要があります。
組織が必要とする機能と性能を提供しながら、費用が予算の制約を満たしているかどうかを評価します。

効果的なエンタープライズサーチ戦略を成功させるには、チームメンバー全員がデータ共有の習慣を身に着け、日常的にドキュメントを更新し、ナレッジ・マネジメント・ソフトウェアの機能を活用する必要があります。これらが調和を取りつつ融合することこそが、エンタープライズサーチ戦略を成功に導く鍵なのです。

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執筆者情報：

Alan Yiu
Product
Glean Technologies, Inc.
元記事：https://www.glean.com/blog/what-is-enterprise-search