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2022.04.21

SaaS機能をフル活用!PDFレポートのメール配信

SaaS機能をフル活用!PDFレポートのメール配信


せっかくアプリを作成しても、なかなか上司に見てもらえない、
最新データに更新されたけれど、気づくのが遅くなり、数値のチェックが後回しに、
そんなもやもやを抱えている方はいらっしゃいますでしょうか?

Qlik の画面を見るだけなのですが、そのアクションに導くことは意外に難しかったりしますよね。
何だかんだでまだまだメール文化。せめてメールで通知でも出せれば、あの上司もQlikの画面を見てくれるのに、、、

はい、その機能、Qlik Sense Enterprise SaaSに実はあるんです!
 ・メールでアプリ上のシートやチャートをPDFとして送信します
 ・自分に向けて送信するだけでなく、他のメンバーに対して一斉送信できます

そのため、例えば毎月1日に前月の部署別売上の数値を、部長に一括メール配信、ということが可能になります。
設定も非常に簡単ですので、皆様、一度お試ししてみてください。

目次

※本記事は「2022年03月時点のSaaS」で作成しています。

設定方法

STEPは大きく以下の2つとなります。
①メール配信設定(管理者作業)
②配信スケジュール設定(ユーザー作業)

①メール配信設定(管理者作業)
※本設定は管理者側の作業となります。
 必要に応じて管理者の方にお問い合わせください。

今回ご紹介するPDF送信だけではなく、メール配信を使う機能は他にも準備されています。メール機能を利用する場合は、管理者にて以下のSMTP メール サーバーの設定が必要です。

[管理コンソール] から、[構成]タブの[設定]を選択します。
以下の2箇所に関して、設定してください

・メールサーバー
メールの送信元のメールサーバー情報を登録

・メールによる共有
以下の2項目について、チェックをONにしてください
・チャートをメールで共有
・サブスクリプション

メール設定の詳細については、以下のヘルプをご参照ください。
 メール サポートの構成

②配信スケジュール設定(ユーザー作業)
※管理者以外の方は、本作業からご対応ください。

まずは、PDFとして送信したいチャートまたはシートがあるアプリを開きます。

 ・チャートの場合
  該当のチャート上で右クリックし、[サブスクライブ] を選択します。

 ・シートの場合
  ナビゲーションボタン をクリックし、[シートにサブスクライブ] を選択します。

以下の通り必要事項を入力します。

メール

タイトル
・タイトルを入力します。これはメールの件名として使用されます。

説明
・説明を入力します (オプション)。これはメールの本文に表示されます。

シート ※シートの場合のみ表示されます
・シートを選択します。同一アプリ内で複数シートを選択することが可能です。

スケジュール

メールの送信
・生成頻度を選択します。設定する時刻は、レポートの生成開始時間です。レポートの受信時刻ではありません。

設定値
・毎日: 毎日レポートが生成される時刻を選択します。
・毎週: レポートを送信する週の曜日を選択します。複数の曜日を必要なだけ選択できます。
・毎月: レポートを送信する月の日付を選択します。複数の日付を必要なだけ選択できます。

時刻
・送信する時間を選択します。これは、レポートが生成のためにキューに追加される時間です。レポートを受信する時間ではありません。

サブスクリプションへのユーザー追加
・受信者を追加します。
・最大 20 人の受信者を含めることができます。

[サブスクライブ] をクリックします。

結果確認

送信されたメールを確認します。
HTMLで開いた場合のサンプル画像は以下の通りです。
 ・説明に記載した内容が、本文に表示されます。
 ・選択したチャートまたはシートがメールにPDFとして添付されます。
 ・[アプリで表示]をクリックすると、Qlik Sense の該当アプリがブラウザで開きます。

もしメール送信がうまくいかない場合は、管理者側の設定に問題がある可能性があります。一度管理者様にご確認をお願いします。

主な制約事項

・本機能はQlik Sense Enterprise SaaS の機能となります。オンプレ版(Client-Managed)では実行できません。
・最大 20 人の受信者を含めることができます。
・以下のオブジェクトは配信することはできません:

 ・フィルター パネル
 ・コンテナ
 ・Dashboard bundle エクステンション
 ・Visualization bundle エクステンション
 ・ダイナミック チャート
 ・サードパーティの拡張とアクション ボタン

・シートが大きすぎて 1 枚の PDF ページにはっきりと表示できない場合、拡張シートとカスタムサイズのシートは低品質の PDF 出力となる可能性があります。

本機能の詳細については、以下のヘルプをご参照ください。
 サブスクリプションを使用したレポートのスケジュール

さいごに

皆様により Qlik Sense を活用していただくために、ぜひ本機能もお試しいただけるとうれしいです。
もし、Qlik Sense の参照権限がないユーザーにもPDFを送信したい、メールではなくてTeamsなどに送信したい、ということであれば、『Qlik Application Automation』を使用することで実現可能です。
以下のブログでは、レポート配信ではありませんが『Qlik Application Automation』を使ったアプリの連続リロードの方法を解説しております。本ブログも参考にしていただき、ぜひレポート配信にチャレンジしてみてください。
 Qlik Application Automation活用術#アプリの連続リロード

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