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2020.05.18

今こそ知識を高めるチャンス!「社内大勉強会」が熱い!!

今こそ知識を高めるチャンス!「社内大勉強会」が熱い!!


段々と夏の気配を感じるようになってきましたが、皆さんいかがお過ごしですか?

新型コロナ感染症対策のため、アシストでもご多分に漏れず在宅勤務が中心、お客様との打ち合わせや社内MTGもテレビ会議で、と働き方に変化が生じています。

今回は、そんな中でスタートした「社内大勉強会」企画をご紹介します。

「社内大勉強会」企画のきっかけ


今回の企画のきっかけは、営業の技術知識習得機会の減少という課題でした。

営業の技術知識習得の機会として、勉強会の開催や定期的な社内メルマガの提供、イントラネットへの情報掲載などが行われていましたが、一番大きな知識習得の場は、お客様訪問だったのです。

平常時には、営業は技術者と共にお客様先へ訪問し、そこでお客様の話に耳を傾け業務課題を把握させていただき、その業務課題をフックに技術者とともに適切な情報提供や製品紹介を考えることで、技術知識を深めてきました。アシストの営業は週に15件以上のアポをこなすので、その情報量は膨大になります。

それが、今回のコロナ禍によりお客様への訪問が減ることで、技術者の同行やコミュニケーション機会も減少し、営業が手にする情報が激減してしまったのです。

それを補うために、勉強会のニーズが増えつつも、勉強会は技術部門ごとに主催されていたため、部門ごとに開催方法がマチマチだったり、都度メールでの案内であったため、いつ何がどんな方式で開催されるのか情報が散乱していました。

そこで、この状況を打破するために怒涛のオンライン社内勉強会企画が立ち上がりました!

課題


社内全体で知識の流通が活発に!


今回の企画では、企画運営側も講師も参加者も、全員がテレワークでの参加であることを前提とし、社内勉強会をすべてWeb上で中継・配信するウェビナー形式で実施、今まで各地域や各事業部ごとに案内していた勉強会を全社で情報共有できる形にしています。

企画発起人である、ビジネスソリューション本部の谷津宏和に、企画のポイントを聞いてみました。

「スタート時は7つほどしか勉強会が決まっていませんでしたが、テレワークへの移行まで3日ほどだったので、完璧な形でのスタートを目指すのではなく、早く簡単に実施・運営できることを優先しました。ルールをガッチリと決めるよりも、企画者と参加者の自発性に期待し、開催情報の共有と、気軽に講師として発表し、気軽に聴講参加できるようにすることを目指しました。

勉強会の管理は、当初はGSuiteのスプレッドシートで、現在はGoogleカレンダーを利用し、『テレビ番組表』のような建付けで30分単位で時間を確保するようにして、主催したい人がそれぞれ自由に開催枠を確保する形式にしています。参加希望者はそのカレンダーを見れば、勉強会情報が一覧で把握できます。

開始当初は、どれだけの勉強会が開催されるのか心配もありましたが、結果的には積極的に勉強会が開催され、4/15~5/1(12営業日)で96コマ63種類の勉強会が実施されました。勉強会の内容は、技術トレンドや新製品の説明などの製品知識習得系から、資料制作のポイント(デザインスキル)など多岐にわたっています。

今回、あえて勉強会スケジュールを『番組表』と表しましたが、その期待通り、テレビをつけるように時間があれば気軽に勉強会に入って聴講する人が多数で、終日勉強会を聞きながら仕事をする人もいたようです。あえて厳密にルールを決めないことで、結果的に勉強会も参加者も増えたのではと感じています。

また、大きなメリットとして、オンライン化により、部屋の関係での人数制限がなくなったこと、拠点や組織を超えての勉強会に気軽に参加できるようになったことで、営業のみならず社内全体での知識の流通が活発になりました。実際に西日本主体の勉強会に東日本の社員が参加し、初めて他地区の取り組みを聞いたという声もありました。これをきっかけに、新たな活動や発想が生まれることを期待します。」

勉強会講師に聞く!開催のポイント


数多くの勉強会が開催されるようになりましたが、勉強会をオンライン化することで、講師側としてはどんな変化があったのでしょうか。

講師を担当した東日本技術本部 情報基盤技術統括部 福田桃子さんにオンライン勉強会開催のメリット・デメリットなど開催のポイントをまとめてもらいました。

メリット
・勉強会の開催時間を短縮!
これまでは、勉強会の開催機会にも限りがあったので、一度に多くの営業さんに集まってもらい、内容をぎっしりつめこんだ勉強会を1時間程度で開催という形式でしたが、これだと話す側も聞く側も一回の勉強会にかけるパワーがかなり必要でした。
オンライン勉強会になり、開催における時間や場所の制約がなくなったことで、複数回に分けての開催も可能になったため、テーマを絞って開催内容をコンパクトにしました。話す側も聴く側も負担が軽減され、気軽に開催・参加できる土壌ができたと思います。

・タイムリーな情報を届けられる!
開催時間をコンパクトにした分、開催頻度を上げられるようになりました。
製品の基礎知識や新事例、新機能など、これまでは期に1~2度の勉強会でまとめてお伝えしていましたが、鮮度の高い情報をお伝えできるようになったため、営業からお客様へより最適な情報を提供できるようになるのではと期待しています。

デメリット
・聴講者の反応が分からない……
相手の反応や温度感を直接感じられるわけではないので、ちゃんと理解してもらえたかな?と不安を感じることがあります。この点はアンケートをしっかりとって、必要に応じてフォローするようにしています。

・音声が途切れてしまうことも…
各自のネットワーク回線の都合によって、講師の声が途切れることがあるようです。そんなときのために資料はリッチ化して、聴講者がおいていかれることのないよう工夫しています。
また、勉強会の動画はストリーミングできるようにしていますので、いつでもどこでも何度でも受講いただくことが可能です。

今後、やっていきたいこと
今後はもっと受講者分析をして、勉強会の内容をブラッシュアップしていきたいですね。どの勉強会に、誰が参加して、どういったアポでその製品を紹介したのかなど。勉強会を単なる情報提供で終わらせるのではなく、結果を適宜振返りながら、本当に使えるコンテンツとして展開していきたいです。

勉強会画面

勉強会画面


こんな時だから、超サポ愉快カンパニーであり続けたい


「コロナめ!!」と思いたくなるようなことも多いのですが、コロナの影響で生じた課題に前向きに対処することで、組織の縦割りやこれまで障壁と感じていたことを打破する機会にもなったり、今まで敬遠していたものが実は便利だった!と気づく機会にもなり、より柔軟に物事を捉えていくきっかけにしていけるのではと感じています。

新型コロナの影響は、一旦は収束に向かっても、これから秋冬にかけて、第二波、第三波があるのではと言われており、長期間の影響が見込まれています。急な環境変化への対応を求められ、課題を感じている方も多いのではないでしょうか。お困りのことなどがありましたら、テレビ会議上での打ち合わせももちろん可能ですので、いつでもご相談くださいね!

超サポ愉快カンパニーとして、こんな時だからこそ前向きに、社内外の“愉快”に向き合っていきたいと思います。

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