年間2万枚のFAXをゼロに！DataSpiderを中核としたデータ活用基盤で業務改革を推進

久保氏 データ連携基盤に関する悩みをアシストに相談したところ、DataSpiderを紹介されPoCを実施することになりました。複数の製品と比較した結果、我々の目的に対してコストパフォーマンスを最も発揮できる製品はDataSpiderだと判断し、採用を決断しました。従来型の開発で15人日要していたデータ変換処理が、DataSpiderでは80%減の3人日で開発できた点は大きかったですね。

DataSpiderの正式採用が決定後、テレワーク環境で顕在化してきた紙を使った業務に着目し、全社の業務改革組織や事業現場と協力して業務改革に乗り出しました。

久保氏 受注後の商品に欠品が発生した場合、受注センターから納品予定を営業担当に連絡をし、営業担当はその情報を受け取ってアクションを取るという業務がありました。受注センターではシステムから出力されるFAXに記載された製品データを元に、欠品情報を営業所にFAXで連絡していました。この受注センターと営業担当との連絡には、実に年間約2万枚ものFAXが使用されていたのです。また、FAX以外にもメールでの連絡ルートも存在し、2系統の情報にも少しずつ違いがあるという問題も発生していました。FAXに関連する業務で年間約200時間、メール配信する業務で年間約130時間を要していたのです。

DataSpiderを活用して欠品連絡をメールの自動配信に一本化した結果、年間2万枚のFAXと330時間の作業時間の短縮に成功しました。合わせて、連絡系統も一本化することで、現場の混乱を解消することができました。DataSpiderrは今後のシステム大規模刷新に向けた、データ連携のハブ基盤構築でも期待されています。

久保氏 FAX削減の事例にとどまらず、全社的な業務改善をしていくツールとして、積極的にDataSpiderを活用していきたいと考えています。アシストにはDataSpiderのさらなる活用に向けて、今後とも強力なサポートを期待するとともに、これからも我々の悩み相談にのっていただき、「価値提供型」の提案をお願いしたいですね。

※お客様情報は取材時の内容に基づくものです。