「動画の民主化」により業務改善と新しい働き方を実現した
オークネット

1．散在していた動画を一元化、社員の誰もが自在に動画を作成・共有・視聴できる環境を実現
2．マニュアル、研修、会議、業務改善コンテストなど多くの分野に動画を適用し業務を大幅に改善
3．動画によるコミュニケーション変革により将来を見据えた働き方改革と組織文化を醸成

中古車TVオークションから創業し、情報流通支援サービスを展開するオークネット。インターネットやスマートフォンを早くから事業に取り込むなど、つねに先端メディアの活用に積極的です。動画メディアへの取り組みについても「LiveMasq（ライブマスク）」という人物動画認識技術を提供するなど、トップや経営層の動画に対しての意識は高いながら、現場での動画の活用についてはある程度の範囲に留まっていました。

段 裕之 氏

「トップや経営層の意思が現場に浸透していない状況でした」。こう語るのは同社のDX部門の段 裕之氏。段氏は社内でのデジタル活用による変革を目的としたDX部門に2020年秋にアサインされ、動画コミュニケーションの可能性に着目し、課題に取り組みました。

まず管理面については、動画を保管するファイルサーバ上の容量制限がある上に、作成した動画コンテンツが散在し管理が煩雑になっていました。過去に作られた動画コンテンツが一元化されず分散しているため、社員に見られることもなく古い情報のまま放置されており、再生回数や動画視聴による効果検証も十分にできていない状況でした。

こうした課題を克服し動画活用を推進するために、新たな動画活用のプラットフォームが必要だと考えた段氏は、アシストが提供するエンタープライズ動画管理基盤「Panopto」の導入を検討しました。

「当初は教育や映像制作の専門家向けのツールだと思い、ROIについても不安がありました」と段氏は語ります。しかしアシストからの製品説明を受け、ワークショップなどに参加するうちに、Panoptoの可能性を理解したと言います。

段氏が、Panoptoを評価したポイントの1つ目は「コンテンツの管理と共有が柔軟」であること。それまでファイルサーバに散在していた動画をPanoptoで一元管理することで、共通の画面から自在に検索することができるようになりました。動画内の音声はもちろん、資料内の文字も含めあらゆる言葉を検索可能なため、見たい動画に簡単にたどり着ける環境になったのです。

2つ目は発信側のメリットで、「誰もが直感的な操作で簡単に動画コンテンツを作成可能」なこと。Panoptoであれば社員の誰もが動画の録画、編集、共有、視聴が一気通貫にでき、全員がアナリティクスまで使うことができます。

3つ目は、一般社員から経営層まで活用するための「権限管理機能」です。この機能によって、役員会議や人事関連などの守秘性の高いものは公開範囲を限定することができ、現場レベルの会議や社内行事などは全社員に公開するなど、様々なレベルで動画が活用可能になりました。

さらに段氏は4つ目として、高度な作成機能と管理機能をもちながらも「あえて凝った機能を持たない編集機能のシンプルさ」をポイントに挙げています。

「Panoptoを使えば社内の誰もが動画を作成・活用する『動画の民主化』が可能になると思いました」（段氏）

Panoptoの導入については当初3名のメンバーを中心に各部署のニーズを聞きながら効果検証を実施、経営会議の承認を経て全社的な導入に至りました。はじめは動画に対して抵抗感を持つ社員もおり「わざわざ動画にしなくても」という意見も聞かれました。

そうした中で段氏は仲間を集めて地道に普及活動を行いました。次第に経営層から社員のプレゼン動画が絶賛され、社内の業務改善コンテンストに動画が採用されるなど、動画活用の気運が高まり、自主的に活用方法を考え始める社員が現れ、各部門にアンバサダーが設置されることになりました。

定量的な効果としては、例えば、社内の各種マニュアルを動画化することで、管理部門やITのヘルプデスクなどへの問い合わせを100営業日分削減することができました。他にも、営業職の商品説明での工数削減や、異動・入退社に伴う手続きや引き継ぎ調整などでも業務効率化を実現しています。また正社員、派遣、中途社員の入社時には、Panopto上に用意した動画教材でオリエンテーションが完了。経営会議・部門会議など会議時間の定刻化・質疑応答の効率化とともに、議事録の作成時間も大幅削減。こうした各業務の削減時間はトータルで1000時間を超えています。

このように期待を超える成果を生んだPanoptoの導入ですが、普及の要因は「効率・効果」の説得だけではなく、「ロジックより情熱」だったと段氏は振り返ります。

「根底には今よりワクワクする働き方を目指そうという考えがあります」と段氏。その熱意が周囲を巻き込み、共感を生んだのです。

社員の誰もが発信できる「動画の民主化」は、「直接の事業とは離れたところでも、思わぬ効果があった」と段氏は語ります。例えば、会議の動画がPanoptoにあることで、時間が経過しても当時の会話をそのまま振り返ることができ正確な情報で資料化することができました。時間や場所を問わず情報にアクセスできる動画の大きな効果です。また、社員同士のコミュニケーションでも動画が力を発揮しています。Panoptoで過去の周年記念動画を共有したところ、当時のオークネットの様子が話題になり、若手社員とベテラン社員が直接会話するきっかけになったのです。段氏は今後について「創業初期から関わる会長の講演などをPanoptoで共有することも検討していきたい」と話す一方、

「とはいえ、まだ動画の制作になじめない社員もいます。動画を当たり前の文化にすることで、スキルとナレッジの資産化を図りたい。そして業務だけでなくコミュニケーションツールとして定着させたいですね」と展望を語りました。

段氏は、社外での活用の事例やノウハウも取り入れようと、社外のPanoptoのコミュニティにも積極的に参加しています。コロナ禍のリモートワークをきっかけに、オンライン会議やチャットツールなどの利用も活発になったオークネットでは、こうした新しいツールとPanoptoを組み合わせることで、動画活用拡大の可能性を感じています。そして動画コミュニケーションによって醸成された組織文化や働き方が、オークネットの提供するLiveMasqなどの動画事業への貢献をもたらし、DXへのチャレンジにもつながる、と段氏は考えています。

「2020年代は動画によって働き方が変わると思います」と段氏は力を込めて語りました。

株式会社オークネット様へお話をお聞きしたインタビュー記事をPDFでお読みいただけます。

※お客様情報は取材時の内容に基づくものです。