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EAI/ETL技術者のブログ>ExcelマクロをEAIツールに置き換えて脱「属人化」!~身近なものから【働き方改革】への第一歩を踏みだそう~

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2018.02.07

ExcelマクロをEAIツールに置き換えて脱「属人化」!
~身近なものから【働き方改革】への第一歩を踏みだそう~

ExcelマクロをEAIツールに置き換えて脱「属人化」!

こんにちは。アシストの三村です。
アシストに入社以来、EAIツール「DataSpider」の提案、技術支援を行っています。

最近「働き方改革」というワードをよく耳にするかと思います。
従来の働き方を見直し、社会全体で労働時間削減や生産性向上などを図るための施策ですね。

EAIツールで「働き方改革」に貢献できないかなぁと考えた時、業種業態を問わず見直しができる
「Excelマクロの置き換え」が頭に浮かびました。
というわけで、今回はExcelマクロをEAIツールで置き換える具体例と、その効果をご紹介します!

Excelマクロの問題点

週次、月次など決まったタイミングで、ExcelやAccessのマクロを駆使してデータの集計や加工変換を行っている業務はありませんか?
Excelマクロを使いこなすには、関数を習得する必要もありますし、別の人が作ったマクロを解析して編集・・となると工数もかかって大変です。

弊社で実施した「データ連携に関するアンケート調査」によると、「属人化」に課題を抱えている方が多いという結果も出ています。

データ連携に関するアンケート調査

データ連携の「体制」に関する課題
(出典:ZDNet Japanとの共同調査「データ連携に関するアンケート」2017年12月実施)

ExcelマクロをEAIツールに置き換えてみよう

Excelマクロの置き換えは、EAIツールが得意とするところです。

・マクロで組んでいる処理をGUI操作で簡単に置き換えることができます
 難しい関数を覚える必要もありません
・処理内容が可視化され、処理の流れが一目でわかります
 改修時も頭から解析することなく、必要な箇所だけ修正すればOKです

置き換えによって、属人化から解放されそうです!

Excelマクロの置き換えにより業務改善効果が見られた事例をご紹介

ExcelマクロをEAIツールに置き換えたことで、さまざまな業務改善効果が見られたお客様の事例をご紹介します。

月末の評価レポート作成業務をExcelマクロを駆使して...

ある企業では、月末になると「評価レポート」を作成するという業務がありました。

1.業務アプリやExcel、Access、メールなど、各アプリケーションやシステムから必要なデータを出力
2.1で出力したデータを加工し、Excelマクロの参照元となるリンク元ファイルを生成
3.2のファイルを対象にマクロを駆使して最終アウトプットとなる「評価レポート」を生成

このような手順で評価レポートを作成するのですが、リンク元ファイルの種類は、なんと150!もあったと言います。
そしてこれらの手順をすべて手作業で行っていたのです。

膨大なファイルを扱う担当者はたったの4人。。
しかも手作業ですので、現場では主に「効率性」「属人化」「人的ミス」という3つの課題を抱えていました。

効率性 各作業を実施するにあたり、手作業での対応のため作業工数が増加し効率的でない。
4人の担当者が10営業日を費やしおよそ月に600時間、年間7200時間掛けて対応している。
属人化 担当者が休んだ場合や異動になった場合、対象の作業を容易に対応できない。
また、仕様変更は特定の方に依存しており、引き継ぎが容易ではない状態となっている。
人的ミス 手作業での実装のため、作業ミスが発生しデータの不整合が発生する可能性がある。

EAIツールを使うことで、レポート作成業務を大幅に改善

そこでEAIツール「DataSpider」を使って、一連の業務を置き換え、見事に3つの課題を解決することができました。

  • 効率化

Excelの読み書きはDataSpiderのExcelアダプタを用いて簡単に入出力や変換処理を実装。また、作成した処理は自動運用機能(トリガー)にて自動化。様々なタイミングを想定し処理の自動実行が可能。今回はファイルが特定のフォルダに配置されたときに処理を実行するように設定。

  • 属人化解消

処理作成時にはグラフィカルな画面から作成することが可能なため、プログラムスキルを持たない人でも開発することが可能です。また、作成した処理はグラフィカルな画面より確認することが可能なため、仕様変更時のメンテナンスや引き継ぎ作業も容易になります。

  • 人的ミスの排除

データ作成を人手を介さず、自動実行することが可能となるため、作業ミスや目視でのデータチェックミスを排除することが可能です。

DataSpiderのExcel連携方法について解説した資料のご紹介!

「Excelアダプタ」を持つDataSpiderなら、Excelマクロの置き換えの他、既存のExcelを活かした形での利用などさまざまなExcel活用方法ができます。
DataSpiderでExcel連携を行う操作につい詳しく知りたい方は、ぜひ資料をダウンロードしてみてください!

よくわかる!アダプタ別 詳細資料 ①Excelアダプタ

DataSpiderのExcelアダプタの詳細を説明している資料です。
DataSpiderの豊富なアダプタ群の中でもユーザからの評価が高い、Excelアダプタ。その特長と設定イメージをご確認いただける資料です。DataSpiderによってExcel業務を改善するヒントをご覧いただけます。


まとめ

いかがでしたでしょうか。業務工数も多く、人的ミスも発生しやすいExcelデータの処理も、EAIツールならば短時間で、かつデータの信頼性を保ちつつ自動化することが出来ます。
私も見積りの自動計算や業務ログの管理など、何気に時間が掛かる部分で活用し自身の働き方を見直しはじめていますよ。
適用できる範囲は非常に多岐に渡ると思いますので、身近なExcelデータ処理業務の自動化を検討し、働き方を見直してみてはいかがでしょうか。

三村 高広 (みむら たかひろ)

東日本技術本部 情報基盤技術統括部

2015年株式会社アシストに入社。
入社以来、EAI/ETL製品の担当部署に配属し現在「DataSpider」の担当として活動中。
「EAI技術者のブログ」を通し、皆様に様々なEAI製品導入のメリットや効果をご紹介します。

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