社内のコミュニケーションを活性化する動画活用
社員が「つながる」ための必須ツールに

生活に欠かすことのできない「食」を安全、安心、スピーディーにおいしさと共に提供する食品総合商社のトーカン。突然のコロナ禍に見舞われた2020年、営業サポート本部長 上席執行役員の岩田泰往氏は、社員のコミュニケーションが減ったことに課題を感じていました。2020年末に、アシストからエンタープライズ動画活用基盤Panoptoによる社内動画活用事例の紹介があり、好印象を持った岩田氏は当製品のプレゼンテーションを依頼しました。

岩田氏 　プライベートでは当たり前に動画を観ている一方で、ビジネスの現場はアナログなやり取りが多く残っています。また、コロナ禍でのコミュニケーションロスを解消するために、動画活用は有効な手段であると感じていました。

以前から業務の改善や社内コミュニケーションを活性化するための動画活用ニーズがあり、マニュアル制作や取引先へのプロモーションなどで動画を利用する機会がありました。しかし、動画を一般社員に使ってもらったことは無く、活用の効果は未知数。そこで社内で課題解決やシステムの導入に関連するメンバーを集め、動画活用基盤の導入推進プロジェクトが組まれました。

プロジェクトチームには情報システムや現場の業務改善の経験者、全社企画や動画編集のスキルを持つ社員など、多士済々なメンバーが揃いました。コーポレート本部 企画管理部から参加した岡田麻衣氏は、動画制作の経験を持つ一人。「出番が到来した」（岡田氏）と感じたと言います。

しかし、多くのメンバーは、いざ製品導入となると活用イメージが持てなかったと明かします。社内の課題解決に長く携わってきた営業サポート本部 ソリューション部の内藤綾氏は、こう語ります。

内藤氏 　マーケティングでの動画活用の経験からニーズは感じていましたが、社員のスキルやリテラシー、人件費や費用対効果の面で懸念がありました。

また、部門を超えた普及のための方法や、具体的な導入のプロセスについても手探りの状態で、知見や経験を持つ外部からの支援を必要としていました。

当初は不安もあったPanoptoの導入ですが、検討の結果、正式に導入が決まりました。製品選定にあたり、Panopto以外の選択肢はなかったと言えます。決め手としては、「アシストの支援」、「誰もが使えること」、「容量が無制限であること」などの3点が挙げられました。

一つ目のアシストの支援では、きめ細かい対応に好感を持ちました。まず動画活用の価値を確認するため、導入検証を実施しました。アシストとプロジェクトメンバー間でのディスカッションを重ね、採用時のコストや普及方法の検討が行われました。こうしたアシストによる一連の「伴走型の支援」によって導入へと進んだといいます。

内藤氏 　アシストとはゴールを共有し、社内に展開・浸透するための工夫や実際の問題解決の例などを図解で説明してもらうことで、導入後の活用イメージが持てました。採用後は、アシストが自社の活用推進の際に取り入れた利用部門のキーマンによる推進体制、アンバサダー制度の紹介を受け、トーカン社内でも採用することにしました。

当初はコーポレート部門など日常的に社内に情報発信を行っている部門から、動画による情報発信をスタートしました。社員が経営層や部門リーダーに話を聞く「突撃インタビュー」や、新入社員の自己紹介、トップのメッセージなど、動画による発信が社内に横展開されていったことで、社員の動画に対する抵抗が減り、親近感が次第に醸成されていきました。

内藤氏 　今では、動画撮影を前提にした社内活動も増えてきました。会議を行う際にもPanoptoで撮影しますか？と聞かれるケースが増えています。

また、新入社員や中途社員の自己紹介を動画で実施することで、自分たちの部門だけでなく、他部門のメンバーへの関心が高まり、話しかけやすい風土になったことも思わぬ効果でした。動画をきっかけに、プロジェクトメンバーの他にも、動画編集スキルを持っている社員の発掘などにも繋がったといいます。

社内での業務マニュアルとしての活用をはじめ、取引関係やパートナー企業間での課題解決でも動画の活用が進んでいます。様々な用途が生まれ、経営層、社員、パートナーを結ぶ「動画をきっかけとしたつながり」が形成されていきました。

推進メンバーで、当初設定していた目標は、導入から3年間で営業・バックオフィスに役立つ情報を循環させ、会社に貢献することでした。現在は、社内のインタビューを増やし、新入社員、中途社員にはツールの一つとして啓蒙していくとともに、グループ企業との情報共有を徐々に活発化させています。このような活動を継続することで、動画を視聴する社員は、全体の約8割まで伸びています。Panoptoの利用部門は、コーポレート本部、商品統括部、物流部門、工場など、動画活用に即効性が期待できる部門からスタートしており、今後は他部門での利用も広げていきます。

内藤氏 　新人社員の自己紹介など人事部からの発信は定着したものの、営業部門での動画活用は次の段階での普及を考えています。

また、動画投稿の機会を増やすために、業務以外の社員の関心事、プライベートな投稿など、手軽に情報発信が可能な場の設置も検討しています。

動画活用による会社貢献という目標を掲げてから現在2年目を迎え、様々な啓蒙活動をしていますが、「まだまだ道半ば」だと内藤氏は言います。しかし、既にPanoptoの利用が前提になっている業務やプロジェクトが増えていることから、さらなる普及を計画しています。

内藤氏 　アシストからは今後も変わらずサポートを期待したいですね。特にユーザー会で得られる情報が貴重で、他社事例の推進体制や展開方法が大変参考になります。自分たちの動画活用を客観的に把握するため、他社の事例もどんどん参考にしたいのです。

今回、岩田氏が率いた5人のプロジェクトメンバーのほとんどが、動画活用のポイントは、「まずは徹底的に使ってみること」だと語ります。「3年目のゴールに向けて、これからもメンバーの活動を続けていくつもりです」と岩田氏。メンバー一人ひとりの熱い思いが、トーカンの新しい文化を創っていくのかもしれません。

※お客様情報は取材時の内容に基づくものです。