起動やスケジューリング、エラー検知。RPA本格展開に向け解消すべき運用課題をJP1/CPAで一掃

1．RPAの実行やスケジューリング、エラー検知を自動化し、人手に起因していた様々なリスクを解消
2．シナリオ間のタイムロスがなくなり、RPA1台あたりの業務量が増加
3．夜間にRPAの実行を完了させ、出社後の業務時間帯を有効活用

これまで数々のモバイルゲームのヒット作を世に送り出してきたグリー株式会社（以下、グリー）。同社はゲーム事業以外にも広告事業やメディア事業、近年ではVTuberに特化したライブエンターテインメント事業も始めるなど、幅広く事業を展開しています。

そんな同社は最先端IT企業らしく、常に新たなIT技術や製品に着目し、自社のシステムへ積極的に導入してきました。RPA（Robotic Process Automation）もその一つで、会計・経理業務の自動化や経費精算システム・稟議システムなど様々な社内システム間のデータ連携手段として、早くからRPAツールを導入・活用してきました。

しかしRPAの社内利用が広がるにつれ、その運用にまつわる課題が少しずつ顕在化してきたといいます。同社 開発本部 情報システム部 姫野貴人氏は次のように述べます。

姫野氏 　導入したRPAはスケジュール実行できず、「毎朝RPAの起動ボタンを押す」という作業を人手で行っていました。また、問題なく動いているかどうか、一台一台PCの画面を常に見ていなければなりません。これらは、非効率な上に「起動ボタンを押し忘れたら、RPAが動かない」「エラー発見に気づくのが遅れれば、業務が滞る」というリスクがありました。これらの作業をグループ会社に依頼していたのですが、担当者が台風のため出社できなかった際には業務に支障が出てしまいました。他にも、RPAの中には重要なデータを扱うものもあり、担当者が本来見る権限のないデータが表示される場合でも画面で稼働状況の確認をしなければならないなど、ガバナンス上の懸念もありました。
今後ますますRPAの利用が広がることが予想される中、これ以上、人手で管理し続けるのは明らかに無理がありました。

そこで同社は、人手に頼らずにRPAを運用管理できる仕組みを検討することにしました。当初はRPAメーカーが提供する管理ツールを検討しましたが、毎年ライセンス費を支払い続けるサブスクリプション形式の上、RPAと他製品・サービスの連携機能に物足りなさを感じました。

早速同社はアシストの全面支援の下、JP1/CPAの導入作業に乗り出しました。2019年9月から環境の構築を始め、1ヵ月間の導入・検証作業を行った後、早くも11月には本番運用をスタートさせました。その結果、人手に頼ることで起きていたRPAの運用管理にまつわる課題は一気に解決されました。RPAのシナリオ作成や管理を行う石山裕士氏は、JP1/CPAの導入効果を次のように評価します。

石山氏 　スケジュール機能から自動的にRPAを起動し、完了通知もコンソール上で参照できるため、実行できないリスクやエラー検知が遅れるリスクを排除できました。また、夜間など就業時間帯外にRPAを動かしておくことで出社してすぐに、処理結果の確認や後続作業、エラーの調査に取り掛かれます。ロボットに振り回されず、就業時間をより効率的に使えるようになりました。JP1/CPAは代表的なRPAメーカーの製品をひととおりサポートしているため、将来的に異なるRPAツールを導入した場合も、同じ仕組みを使い続けられるため安心です。

JP1/CPAはRPAツール作業効率や利用幅にも大きく寄与しました。これまで人手で行っていたシナリオの終了確認から次のシナリオ実行を自動化したことでシナリオ間のタイムロスがなくなり、数台のPCで分担していた業務は、2台でできるようになりました。

JP1/CPAがあるからこそ実現できるRPAの活用方法も検討されています。例えば、30分に1回シナリオを実行してデータを高頻度で更新するようなケースです。このような場合、30分に1回人手で起動する運用は全く現実的ではありません。その点JP1/CPAなら、高頻度のツール実行や複数シナリオ連携も簡単に自動化できるため、「今後RPAの用途はかなり広がっていくだろう」と姫野氏は期待を寄せています。

また、同社では長らく、SAP ERPシステムのデータをintra-martへ連携するバッチ処理にJP1のジョブ管理製品JP1/AJS3を利用してきましたが、JP1/AJS3とJP1/CPAとを組み合わせることで、RPAをジョブの1つとして管理することもできます。そこでRPAの自動化にとどまらず、後続のバッチ処理まで一連の作業の全自動化・一元管理を実現しました。これまでも要所要所では自動化されていましたが、業務全体で見た時それぞれの処理が分断されていました。それらが今回、ひとつながりに自動化されたことで、より大きな業務効率化の効果が生まれたといいます。

姫野氏 　社内システムを運用する上で必要なデータ連携ですが、クラウド側の制約、例えばAPI提供有無などがネックとなり、人が対応せざるを得ないことがあります。その手が届かないかゆいところを補完する仕組みとしてRPAは非常に有効です。半面、運用面まで考慮せずに本格利用すると、大きなトラブルにつながるかもしれません。RPAの特性を理解し、人手に頼らずきちんと管理できるかがRPA活用の明暗を分けるでしょう。
またJP1/CPA以外のJP1の機能を今後も有効活用していくために、引き続きアシストにはぜひ有益な提案をお願いできればと思います。

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