定型業務を自動化しRPAを実現！情報システム部門の働き方とユーザーの業務効率を大幅改善へ

1．操作性の良さにより経験ゼロの実務担当者による開発を実現
2．定型業務の自動化によりリードタイムおよびコストが1/2に削減
3．ユーザーからの業務改善アイデアをカタチにできる土壌が整備

石油精製・石油化学プラントで使用されるコンプレッサーや蒸気タービンなどの設計・製造を行っているエリオットグループ。受注生産が基本で、設計から調達、製造、アフターサービスまで一貫したサービスを提供しています。その中で情報システム部門は、社内のITシステムやインフラの構築、維持管理、その機能改善、さらにITを活用した業務改善のサポートなどを担っています。

近年は、全社でリードタイムの短縮・コストダウンに取り組み、ITを使った業務効率化を進めています。それに伴い、社員は今まで以上に「考える業務」へシフトすることが求められるようになりました。情報システム部門では、ITによる業務効率化のサポートを率先して行っていますが、当初は大きな課題があったといいます。

飯田 仁氏 情報システム部門を牽引し、ITの視点で働き方改革に携わる

飯田氏 　2015年に基幹システムとしてERP（Oracle EBS）をカットオーバーし、利用しています。そのアドオン開発には高度なスキルが必要で、属人化と開発コストが課題でした。ユーザー部門からERP関連の業務に関し、当初15件くらい機能改善の要望があったのですが、我々はその対応に四苦八苦。外注もしながら、スキマ時間を利用して追われるように対応していました。

そもそもERPの導入には業務改善や効率化というテーマがありましたが、要望を挙げてもなかなか実現されないため、ユーザーも改善に対して消極的になっていきました。これでは業務改善が進みません。我々はもっと効率的な開発ができないか、模索を始めました。

── 当時、ユーザー部門からはどのような要望があったのですか。

── DataSpiderでの開発は、技術者ではない方が担っていると伺いました。

飯田氏 　DataSpiderの良いところは、アイコンを使ったわかりやすいGUIです。これを見たとき、一般職として採用された、チーム内で定型業務に就く社員でも開発ができるのではと思いました。定型業務を担当する社員は、業務内容を熟知しているので手順を詳細化でき、その真価を発揮できる仕事になると考えたのです。

── そこで、矢後さんがDataSpiderの開発担当者として抜擢されたのですね。

矢後 加奈子氏 従来は定型業務を担っていたが、DataSpiderを使った開発を担当

矢後氏 　最初は「できるのかな…」と不安でした。私は情報システム部門に在籍していますが、開発やプログラムのことは全く知らず、未知の世界でしたので。でも、DataSpiderはアイコンが並んで処理のフローが見えるので、入りやすかったです。

森川氏 　知らない作業をするのは、誰でもストレスを感じるもの。最初は、私が組んだものを模倣してもらうところから始めて、手を動かしながら全体理解につなげました。「できた」という感覚を、早い段階で感じさせることが大事だと思います。

飯田氏 　アシストの研修にも参加してもらいました。でも、だからといって、「研修に行ったからできるでしょ」とは絶対に言わないと決めていました。なんとなく覚えているくらいでいい、やるうちに覚える、というのが合言葉でしたね。

矢後氏 　徐々に使い方を覚えていき、5～6本ほどの仕組みをDataSpiderで開発しました。今は、私自身が担っている定型業務だけでも作業時間は以前の1/2になりました。減った分の作業時間は、他部署の業務改善にまつわる開発に充てています。まだまだ勉強中で大変ですが、変わっていかなければいけないし、それが評価されるのは嬉しく、良いことだなと思います。

飯田氏 　DataSpiderというツールを活用することで、技術者ではなくても開発に携われるようになりました。定型業務に就いていた社員の働き方を変えたことも、一つの好事例として捉えられています。

── DataSpiderによってどのような業務改善が実現しましたか。

森川氏 　一番の課題であった組み合わせ帳票の出力、印刷までを自動化することができました。プリンターの前で誰かが待つ必要もなくなり、全体として50％の工数削減につながりました。また、ERPに対するデータの「一括参照と一括更新」を、担当者がExcelファイルから行えるようになりました。さらに製造工程では異常データを自動検知し、アラートメールを通知できるようになるなど、様々な業務がDataSpiderによって改善されています。今は、機械のセンサーデータとも連携し、機械の動きや作業状況を大型ディスプレーに表示するIoTダッシュボードも計画中です。

── ユーザーからの機能改善をスピーディに叶えられるようになり、社内ではどのような変化がありましたか。

森川氏 　ユーザーから「こういうのもできないか？」「時間がこれだけ減るんだけど、どうかな？」など雑談レベルで話しに来てくれることが多くなりました。ITでの業務改善が進むにつれ、さらに業務改善のアイデアが出てくるという好循環が生まれているのを感じます。

飯田氏 　今は、RPAの第一歩を踏み出した段階です。今後も、様々なデータ連携ができるDataSpiderの特性を活かして社内のあらゆる定型業務を自動化し、業務改善を図っていきます。

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