使い慣れたツールからの移行を成功に導いたのはコミュニケーションと徹底した現場サポート

1．プロジェクト完遂の秘訣は、業務部門の推進者と企画／システム部門の密接なコミュニケーション
2．従来通りの業務オペレーションを実現可能にした、WebFOCUSの使い勝手と高い柔軟性
3．新環境への移行を成功に導いた、操作マニュアルや動画を活用したきめ細やかで強力なサポート

約320の生協や生協連合会が加入する全国連合会である日本生活協同組合連合会（以下、日本生協連）は、2021年に創立70周年を迎えました。会員生協の総事業高は約3.5兆円、組合員総数は約2,960万人の日本最大の消費者組織です。オリジナルブランド商品の開発や会員生協へのサポート活動の他、2021年には「生協の2030環境・サステナビリティ政策」を策定し、持続可能な社会の実現に向けて様々な取り組みも進めています。

日本生協連では、クライアントサーバ型の環境で情報活用基盤を整備し、組織内で発生する取引情報を含む事業情報を集約／活用してきました。今回、老朽化による情報活用基盤の刷新にあたり、クラウド環境への移行を決断。長年利用してきたBIツール自体も属人化の課題を抱えており、日本生協連のシステム子会社であるコープ情報システム 総合企画室 業務改革部（以下、CIS 業務改革部）とプロジェクトを立ち上げて、新たな環境作りに着手することになりました。日本生協連 ブランド戦略本部 業務推進部 部長 葉山 祐一氏は、業務部門の立場から次のように語ります。

葉山氏 　20年ほど使い込んでいるBIツールは使い勝手や操作性自体に現場からの大きな不満もなく、使い続けたいという本音もありましたが、操作に長けた特定のパワーユーザーが作り込んでいる資産も多くあったのが実情でした。担当者の異動や業務変更などの際にブラックボックス化した資産が生まれており、新たな環境を望む声も寄せられていたのです。

製品選定を担当したCIS 業務改革部 小松 稔氏は次のように振り返ります。

小松氏 　日本生協連と共同で進めているICTに関連した中期計画においてもクラウドシフトを進めていく流れがあり、今後の商品事業の展開を視野にパブリッククラウドへの移行を決断しました。

新たな環境に応じた業務の組み立て直しは避けたいという現場の意向を考慮し、可能な限り既存環境での使い方を踏襲できるものを検討し、複数社のソリューションを比較する過程でWebFOCUSに注目しました。

葉山氏 　当時検討していたいくつかのBIツールは使いこなすのが難しい印象を受けたのですが、WebFOCUSは感覚的に操作でき、親しみやすかったです。今まで使っていたBIツールの操作性に近いところがあり、非常に好印象でした。

従来の運用を大きく変更せずに利用できる点を最優先に掲げながらも、ガバナンス面における課題解消も重視しました。既存の仕組みでは、データの取得後にPC上で加工を行っており、現場利用者の成果物をシステム側で把握することは困難で、情報管理における課題を抱えていました。CIS 業務改革部 吉田 春香氏は次のように語ります。

吉田氏 　DWHの共通テーブルを参照して誰がどの情報を活用しているのかシステム側でも把握できるよう、集中管理できるツールを希望しました。WebFOCUSであれば資産管理や利用状況管理もしっかり実施できるため、管理面でも導入効果が高いと考えました。

製品の選定では、各業務部門で利用している機能をリストアップし、その機能が新しいBI製品でうまく再現できるのかをチェックしました。CIS 業務改革部 後藤 夏輝氏は次のように振り返ります。

後藤氏 　カンマ区切り出力のような、業務部門で必ず実現したいことを集約し、各ソリューションを試用しました。アシストは質問に対する回答が的確で、そのサポートもあって高い再現性が確認できたことは大きかったですね。

検討当初からWebFOCUSの印象は強かったと、葉山氏は語ります。

葉山氏 　製品紹介プレゼンテーションの段階で、現状の仕組みを技術的に再現できるかどうか、具体的な関数の使い方も含めて細かくアシストに質問しました。プレゼン終了時には、業務部門の主要メンバー全員が顔を見合わせ、WebFOCUSで決まりだという空気感になっていました。

2021年3月、WebFOCUSへの移行は完了。従来環境からの資産移行の他、事業業績の参照や、商品コードなどの条件入力付きの検索結果を表示できるようになりました。タブの切り替えによる前月業績の表示や、対象期間を設定するだけで必要な情報がExcelにダウンロードされるなど、こだわりを持った機能が実装されています。

これまでのダウンロードデータをPC上で加工するのとは異なり、WebFOCUSサーバで検索・加工と結果を取得するというプロセスに大きく変わりました。新たな考え方や使い方を現場に浸透させながら、各部門のパワーユーザーと協力し、互いにアイデアを出し合うことで、新たな環境への刷新を実現しました。日本生協連 ブランド戦略本部 業務推進部 長谷部 夏未氏は次のように語ります。

長谷部氏 　移行前の仕組みは作成した本人しかわからないケースもあったため、移行すべきかどうかの検討を部門ごとに事前に相談しながら、可能な限り手間なく移行できるように工夫しました。

コロナ禍の影響により対面でのトレーニングが難しい状況下、CISにて、操作マニュアルや説明用の動画コンテンツ、さらにQA窓口など、継続した学習が可能な環境の整備を進めました。日本生協連内部でも学習会を実施するなど、業務部門とCIS双方で現場への浸透を推進しました。

吉田氏 　閲覧中心のユーザーには動画だけで理解してもらうことを目標にコンテンツを準備しました。各部門にまとめ役となるメンバーを設定してもらい、部門内で問い合わせ対応が完結する環境も整備しました。

現在は事業業績ポータルにて業務に必要な情報が取得できる環境を現場に提供していますが、さらに使い勝手のよい仕組みにしていきたいと意気込みを語ります。

吉田氏 　特定のパワーユーザーを中心に、業務部門主導で長年使い込まれてきたツールの移行だっただけに、苦労もたくさんありました。そのような中で、日本生協連の業務部門とCISが協力しながら進められたことは大きな成果です。アシストからの、権限設定や統合運用管理ツールとのAPI連携によるレポート自動実行実装の支援など、様々な環境整備に関する手厚いサポートも助かりました。引き続き支援いただきながら、長く使っていけるツールにしていきたいです。

最後に葉山氏は次のように締めくくりました。

葉山氏 　相当作りこまれた仕組みをWebFOCUSに移行しましたので、今の姿が正しいのかどうか、他の企業ではどのような工夫しているのか、といった情報交換をさせていただければと考えています。新たな活用方法のアドバイス含めて、引き続きアシストのサポートに期待しています。

日本生活協同組合連合会様へお話をお聞きしたインタビュー記事をPDFでお読みいただけます。

※お客様情報は取材時の内容に基づくものです。