ナレッジ共有・人材育成・業務改善に！「企業の動画活用」成功のポイント

YouTubeをはじめとする動画配信サービスの普及により、日常生活で当たり前に動画が利用されるようになりました。
1分間の動画に含まれる情報量はテキスト180万語に相当するとも言われ、文字だけでは伝えにくい知識や技術、ニュアンスなどを短い時間で正確に伝えることができます。

企業では以前から、短時間で正確に伝える必要がある「社外向け広報」として動画が活用されていました。
コロナ禍以降は、Web会議やテレワークが浸透した影響もあり、「社内業務」でも動画を活用する企業が増えてきています。
今後は、企業内にも文字より動画に馴染みがある「動画ネイティブ世代」が増えることが予想されますので、より一層業務での動画活用が進んでいくことが考えられます。

そこで、本コラムでは、企業内での動画活用に注目し、どのようなシーンで活用できるのかや、動画活用を成功させるポイントをご紹介したいと思います。

数年前までは、企業内の動画活用は「ごく少数の動画作成者と、大多数の動画視聴者」という構図が一般的でしたが、最近は 「誰もが動画作成者であり、誰もが動画視聴者」 というケースが増えています。
誰もが動画作成者となることで、あらゆる部門のナレッジを動画として蓄積し、共有することが可能です。
これまで行ってきた「メールで情報を発信する」「資料を作成してファイルサーバに保存する」「チャットでコミュニケーションをとる」ことと同様に、 「動画を作成して共有する」ことでナレッジ共有ができる ようになりました。

では、具体的に企業ではどのようなシーンで動画を活用しているのでしょうか？
動画活用を推進されているお客様や弊社での活用も含め、いくつか事例をご紹介します。

このように、動画を活用することで、ナレッジ共有・人材育成・業務効率化に加え、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

企業内で動画を活用するのであれば、 「動画管理プラットフォーム」 を使うことをおすすめします。

動画管理プラットフォームを使えば、動画の撮影・編集・共有・視聴という一連の操作ができるのはもちろん、動画の検索がしやすかったり、動画の視聴状況を分析できる機能もあります。動画をファイルサーバに保存して共有するよりも、使いやすい上に、効率的な運用が可能となるでしょう。


Youtube
動画管理プラットフォームと言えば、まず 「YouTube」 が思い浮かぶと思います。
ビジネスでもYouTubeを利用している企業は多いですが、懸念点もあります。
::::::: 参考：アシストコラム『YouTubeは企業の動画活用に最適なのか？』 :::::::

Panopto
そこで、アシストでは動画管理プラットフォーム 「 Panopto（パノプト） 」 を利用しています。
動画管理プラットフォームによくある基本機能に加えて、
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・音声から字幕を自動生成できる
・タイトルや字幕だけでなく、動画内に映っている資料内の文字列も検索できる
・容量無制限で動画を保存できる
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などの点が好評です。
社内のあらゆる部署で活用が進み、導入後わずか2ヵ月で2,000本、1年で12,000本ほどの動画活用につながりました。

Microsoft Stream
Microsoft 365ライセンスを契約している企業であれば、Microsoft社の動画管理プラットフォーム 「 Microsoft Stream（以下、Stream） 」 を利用することも可能です。
しかし、2022年10月に「Stream（on SharePoint）」がリリースされたことに伴い、従来から使われていた「Stream（クラシック）」は、2023年8月に動画アップロード機能を停止、2024年2月にサービスが終了すると発表されています。2022年10月以前からStreamを利用されている場合は、「Stream（クラシック）」をご利用されている可能性が高く、「Stream（on SharePoint）」へのコンテンツ移行が必要となりますのでご注意ください。
::::::: 出典：メーカーブログ『Stream (クラシック) の廃止に関する最新情報: 2024年2月15日にサービス終了』 :::::::
（2023年4月7日時点の情報）


もし「この機会にStreamとPanoptoを比較したい」という方がいらっしゃれば、ぜひお気軽にお声掛けください。弊社でまとめた機能比較情報をお渡しします。

企業での動画活用は、環境を用意するだけで自然と活用されるようになるわけではありません。
動画活用を成功させるには、動画活用を定着させるための様々な取り組みが必要不可欠です。

実際に、動画活用を定着させたお客様や弊社での事例をもとに、動画活用を成功させる3つのポイントを紹介します。

「動画を活用してください」と言うだけでは、活用が進むはずがありません。
まずは、推進チームを編成し、定着に向けた施策を立案／実行しましょう。
推進チームは、全社のDX推進部門が中心となることが多いです。
そこに、動画活用に積極的な部門にも参画してもらい、アンバサダーのような役割をお願いすると良いでしょう。

次に、動画活用のルールを策定します。
ルールや利用方針がないと、何をして良いのか分からなかったり、意図しない遊びのような動画ばかりが増えていくことになりかねません。
ある程度の自由度は残しつつ、最低限のルールを決めてしまいましょう。

「誰もが動画作成者であり、誰もが動画視聴者」という状態が理想です。
しかし、最初から全社員が作成者となるのは難しいです。
そのため、以下のようなステップを踏むことをおすすめします。


STEP１
全社員が視聴者 となり、業務で動画を活用することを目指します。
推進チームが主導して関係部門と協力しながら、全社員が対象となる動画コンテンツを提供します。
トップメッセージ、制度説明、コンプライアンス研修、セキュリティ研修など、全社員が必要とするコンテンツで、動画視聴を習慣化します。

STEP２
部門独自の動画作成 を推進します。
動画活用に積極的な部門を対象に、部門内での情報共有や部門外への情報発信などの動画を作成します。
ZoomやMicrosoft Teamsを利用した会議や勉強会があれば、その様子を録画して公開します。このような方法であれば、工数もかからず気軽に始められるでしょう。
::::::: 参考：アシストコラム『Zoom会議の録画方法｜ミーティングを録画したら保存や共有はどうする？』 :::::::

STEP３
動画作成をする部門を徐々に増やし、最終的に 全社への展開 を目指します。
部門独自の動画が出回るようになると「うちの部門でも作りたい」という声が挙がってきます。
そのような声をすかさずキャッチし、推進チームでフォローしながら全社展開を目指しましょう。


ちなみに、全社的な協力を得られるのであれば、最初から全社を巻き込んで推進していっても良いです。
弊社で動画管理プラットフォームを導入した当初は、「動画活用に積極的な部門」だけではなく「すべての地区／部門」に1人はアンバサダーをおいていました。
アンバサダーが率先して動画を作成したり問い合わせ対応をすることで、各地区での活用が広まっていったことを実感しました。

これら3つのポイントを押さえることで、企業での動画活用を成功に導きます。

本コラムでは、企業で動画活用を成功させるポイントについてご紹介しました。

動画は様々なシーンで活用でき、今までとは違う働き方の実現にも繋がります。
皆様も自社での動画活用に取り組んでみてはいかがでしょうか。

そして、もしお困りのことがあれば、お気軽にお声掛けください。
自社で動画活用を定着させた経験や、お客様の動画活用を支援した経験をもとに、ご相談にのれればと思います。