大学のIR活動をQlik Senseでデータドリブンに推進！エビデンスに基づく意思決定で大学内のPDCAサイクルが加速

1．Qlik Senseにより、大学内に蓄積されたデータの効率的な収集、分析、可視化を実現
2．会議全体の効率化や迅速な意思決定に大きく貢献、全員が最新の同じ情報を共有することが可能に
3．就学希望者への適切な情報提供や、エビデンスベーストによるきめ細かな学修支援体制を整備

協力パートナー：日本システム技術株式会社

「女性の自立と自活」を建学の精神に据え、数多くの女性の社会進出を支え続けている共立女子大学。自然科学や社会科学、人文科学系の学部のなかに医療や芸術、メディア、建築デザインなどが含まれる“小さな総合大学”としてきめ細やかな教育を行い、最新のIT設備を備えた都心にあるキャンパスで充実の就職サポート体制を敷いています。「自律と努力」「創造とキャリア」「協働とリーダーシップ」をビジョンに掲げている同大学では、リーダーシップ修得のための体系立てたカリキュラムを持つなどリーダーシップ教育に力を入れています。

同大学では、2013年より学内の意思決定や計画策定、改善活動を支援するために行われる部署横断的なデータ分析による情報提供作業としてのIR（Institutional Research）活動を積極的に行っています。大学全体のデータは日本システム技術株式会社の大学向けソリューションである「GAKUEN」の総合管理データベースに蓄積されています。しかし、それらのデータを活用するには、必要な情報をExcelで抽出しピボット分析するなどしなければならず、効率的な利用には課題が有りました。そこで同大学では、蓄積されたデータを大学内の意思決定に結び付けていくための検討をスタートしました。大学企画課教学企画グループの大樂 尚紀氏は次のように語ります。

大樂氏 　大学を選択する学生にとって魅力ある環境づくりとともに、在籍する学生に対してより良い教育を届けるためにも、データに基づいた改善や改革を進めていくことが求められました。そこで、各部門を横断的に支援するIR活動を行うために本学のIR業務を定義した上で、情報を可視化することを目指しました。

IR業務を円滑に行う基盤を検討する過程で、教育関連のイベントで出会ったのが、アシストが提供するQlik Senseでした。

大樂氏 　職員は異動する機会が多いため、ITに不慣れな職員でも汎用的かつ簡単に使えるツールが必要でした。Qlik Senseはシンプルな操作で活用でき、職員が行うIR活動に適していると感じました。

IR活動では統計やデータ分析の専門家が行う高度な分析よりも、的確に可視化することが効果的である場合が多いです。比較した製品のなかには、DWHを個別に構築せざるを得ないものもありましたが、Qlik Senseは環境整備もデータの可視化も容易で、運用後のランニングコストも安価におさえることができると判断したのです。

導入に際し、データモデルの作成は外部へ委託する決断をした大樂氏ですが、アプリケーション設計の整備により資料作成などの工数が大幅に削減できるなど、Qlik Sense導入の意義を丁寧に関係者に説明。その結果、大学内の情報基盤としての有効性が評価され、Qlik Senseの採用が決定しました。

現在では、蓄積されている入試データや就職進路データといった各種情報を用いながら、複数の部署で様々なデータ分析にQlik Senseを役立てています。また一度シートを作成すれば、データをリロードするだけで最新データが確認できる点も大きな魅力だと語ります。

大樂氏 　データの収集から可視化のための各作業が効率化でき、作業時間が激減しました。入試選抜の妥当性検証に関する資料作成を例に挙げると、各部署にデータ提供の依頼をすることも含めて39時間かかっていた作業がわずか3時間ほどになり、削減された工数は分析に充てることができるようになりました。

さらにQlik Senseでの分析結果を事前に会議参加者に共有することで、会議中に資料を読み込む必要がなく、会議全体の効率化に繋がっています。また、その場でQlik Senseの画面を共有し新たな視点で分析するなど、会議中に新たな気付きを得ることができ、意思決定の迅速化にも大きく貢献。全員が最新の同じデータを共有できるようになったのが大きな効果と高く評価しています。

また、同大学ではオープンキャンパスに参加した受験生に対して、留学率や就職状況などをQlik Senseで開示し、受験生への適切な情報提供にも活用。同大学の教員に対しては、学生の出席率などを迅速に共有することで支援が必要な学生を早期発見するなど、様々な業務でQlik Senseが利用されています。高校訪問時には、入学した学生一人一人の成長を示すなど、高校の進路指導を行っている教職員にも有益な情報提供が可能になりました。

大樂氏 　高校訪問時にはタブレット端末を持参するだけで情報提供でき、進路担当者にも好評です。コロナ禍においては、前期に行われたオンライン授業の履修状況や課題の提出状況をQlik Senseで分析しました。後期に向けてよりきめ細かな学修支援体制をデータドリブンに検討することができ、非常に短時間で分析結果を共有し改善できたのも、Qlik Senseの効果です。

授業評価アンケートなどの結果から、知識理解を中心とした科目をオンデマンドに、オンラインで評価の低かった科目は対面授業に切り替えるなど、これまでにはない新たなKPIを活用することで最適な学修支援の形を模索し続けています。Qlik Senseでエビデンスに基づいた意思決定を実現し、本来の目的であるIRを活用した教育の質向上のPDCAサイクルを加速させています。Qlik Senseの活用が進んだ要因として、アシストのサポートについても高く評価しています。

大樂氏 　親身になってスクリプトの書き方まで指導いただけるだけでなく、実現したいことに対する回答も迅速で、懇切丁寧なアシストのサポートに感動しています。万全のバックアップ体制を構築できました。自大学だけでは実現が困難なことをパートナーとともに乗り越え、教育をより良いものにできるシステムを築くことができたことが何より大きいです。

Qlik Senseの連想技術というAIテクノロジーにより、これまでは分析の観点が浮かばないという声が聞かれた現場担当者もデータから気づきや発見を得ることができ、SPIの結果から就職後の活躍を分析したいといった声が寄せられるなど、新たな視点でのリサーチクエスチョンが届くなど前向きな動きが出始めています。

IR活動は、PDCAサイクルを適切に機能させることで質を向上させつつ、学生に提供するサービスを向上させ続けていく“内部質保証”を推進することが大きな役割です。今後も、その実践に向けてQlik Senseをフル活用していきたいと意気込みを語ります。

大樂氏 　Qlik Senseのおかげで、組織全体のデータリテラシーが向上しつつあります。この動きを加速させるべく、定期的に説明会や勉強会を開催しながら、今後もQlik Senseを普及させ、本学の内部質保証を推進させていきたいですね。

学校法人共立女子学園様へお話をお聞きしたインタビュー記事をPDFでお読みいただけます。

※お客様情報は取材時の内容に基づくものです。