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コロナ禍でも「人と知識をつなぐ」コミュニケーション術とは?

コロナ禍が続き「メンバーとうまくコミュニケーションがとれていない」「新入社員と親睦が深められていない」などの課題をお持ちの方も多いのではないでしょうか? 今回は、様々な工夫を凝らし、メンバーと親睦を深めるだけでなく、効率的に業務を進めているチームに話を聞いてみました。

2021.09.10

<インタビュー回答者> 佐子 雅之 Sako Masayuki

DX推進技術本部 デジタル推進技術統括部
中西日本DI技術部 兼 ナレッジ・プラットフォーム技術部 部長

2001年、新卒でアシストに入社。
Oracleの技術者として10年従事した後、新規ビジネス開発や新製品立ち上げを経て、
現在はデータ連携製品とナレッジ・プラットフォーム製品を担当。
体重増加を目指し、高カロリーな食生活を実施中。

<インタビュー回答者> 竹本 康之 Takemoto Yasuyuki

DX推進技術本部 デジタル推進技術統括部
ナレッジ・プラットフォーム技術部 1課 課長

1996年、新卒でアシストに入社。
JP1、マイクロフォーカス社製品など、システム運用、セキュリティ分野を中心とした製品での活動を経て、
現在はナレッジ・プラットフォーム製品の立ち上げを担当。
趣味は、歴史と宇宙に関するナレッジの共有。

新設された「DX推進技術本部 デジタル推進技術統括部」

まずは、お二人が所属している「デジタル推進技術統括部 ナレッジ・プラットフォーム技術部」のミッションについて教えてください。

佐子
佐子
「データドリブン経営に必要な技術・ノウハウの提供主体として、お客様のデジタル企業への変革を共に推進するパートナーになる」をビジョンに活動しています。
経営資源といえば「ヒト、モノ、カネ、情報、時間、知的財産」が挙げられますが、我々はその中でも「知的財産」を重要視している部です。

ITの世界では「情報(データ)」を重要視することが多い気がしますが、「知的財産」が重要なのはなぜでしょうか?

佐子
佐子
もちろん情報も重要です。私の所属するDX推進技術本部は「データドリブン」をキーワードに活動しており、情報は何よりも大事なものと認識しています。
ただ、それだけあっても何もできないですよね。分析するための知識や、分析する文化をつくっていく必要があり、そこに着目しています。

人と人とが繋がって「知識をつなぐ」ことができれば、組織力が強化され、お客様への対応力が向上し、ブランド化が進むはずです。更には、企業全体の文化風土にも良い影響を及ぼすことができると確信しています。

確かに、情報があるだけ、分析ツールがあるだけでは、経営に活かすことはできないですよね。
では、部の中でも、竹本さんの課(1課)では、どのようなミッションをお持ちなんですか?

竹本
竹本
知識をつなぐための「ナレッジ・プラットフォーム」となる製品を担当しています。
まだ取り扱いを開始して間もない製品なので、お客様に知ってもらうための資料やイベントを準備したり、支援体制を整えたりしています。

あれ?その辺りは「インキュベーションプロジェクト」で進めていたような……?
お二人もそのプロジェクトメンバーですよね?

佐子
佐子
そうですね。最初はプロジェクトで 「Internet of Knowledge」 という構想を企画し、「知識をつなぐ」ためのソリューションやサービスを探してきて、お客様へお届けする準備をしていました。ある程度準備ができたので、他製品と同じように、プロジェクトから課へ業務を移行することになった、という流れです。
プロジェクトは役目を終えたので、今年いっぱいで解散する予定です。

コロナ禍でのコミュニケーション術

そういえば、インキュベーションプロジェクトは2020年、デジタル推進技術統括部は2021年設立ですよね。
まさにコロナ禍のタイミングじゃないですか?

佐子
佐子
そうなんですよ。プロジェクトに至っては、全国のメンバーが参加しているので、 リアルでは一度も会っていない 人も多くて。背が高いか低いか、太っているか痩せているかすら知らないまま、プロジェクトが解散しそうです。(笑)

ええっ!すごい時代ですね……。リアルに会えないからこそ、親睦を深めるために工夫したことはありますか?

竹本
竹本
プロジェクトメンバーでTV会議をする時は、「チャットでつっこみを入れまくる」ことが当たり前になっていましたね。
キックオフなどはどうしても受け身になってしまいがちですが、チャットで気軽に発言できるので、全員積極的に参加できた気がします。ただ、私が発表している時に「歌手の前川清に似ている」という書き込みがあって、集中できませんでしたね。(笑)

それは気になる……!(笑)
ネット記事で読んだのですが、大学のオンライン授業で 敬語不要のチャット を取り入れたら、かなり盛り上がって神授業になったそうです。今後は「チャットでは敬語禁止」というルールを取り入れても面白いかもしれませんね。
デジタル推進技術統括部の方では、何か取り組まれていますか?

竹本
竹本
プレゼンテーションや資料の チェックに動画を活用 しましたね。
プレゼンする人は、動画を撮影して「Panopto(パノプト)」※で共有します。
チェックする人は、動画をみて「Panopto」上にコメントを残す、という運用にしました。
※「Panopto」は、エンタープライズ動画管理基盤です。後述参照。

それはいいですね!
プレゼンする人は、対面だと「先輩の口頭アドバイスを、超スピーディにメモに残す」スキルが必要になりますが、Panoptoならテキストで残るので、楽だし正確な情報が残せていいですね!チェックする人も、都合の良い時間に見れますし……大きな声では言えませんが、倍速で見ることもできちゃいますね。
他には何かありますか?

佐子
佐子
毎週15分間の テレビ会議で雑談 するようにしていました。
部の全員で集まって全体連絡をした後、3~4人ずつに分かれてフリートークをします。

新入社員が「先輩と仲良くなれる機会がない」と言っていたので、雑談できる機会があるのは嬉しかったんじゃないでしょうか。

佐子
佐子
他には、食事を自宅に配送して、オンライン飲み会を開催 しました。
事前にくじ引きをして、当たりの人だけ豪華な食事が届くという仕組みにしたら、盛り上がりましたね。もうすぐ定年退職される方は、絶対当たるように、こっそり細工しました。(笑)

大切なのは「人とのつながり」「知識のつながり」

コロナ禍でもテレワークでも、うまくコミュニケーションがとれているように思いましたが、実際はいかがでしたか?

佐子
佐子
テレワークの一般論として「個人の生産性は高くなり、組織としての創造性が低くなる」と言われていますが、まさにその通りだと思います。
座席で雑談するとか、廊下ですれ違いざまにじゃれ合うとか、アポの行き帰りにランチを共にするとか、そういう時に新しいアイデアや気づきを得ていたんだなと実感しています。

竹本
竹本
目的意識をもって能動的に動けば、コミュニケーションがとれるし情報も得られる。
その反面、受動的であればあるほど、コミュニケーションがとれずに情報も得られない、と感じていますね。

確かに。些細なことかもしれませんが、誰かが異動するとか結婚するとか、以前ならだいぶ前から噂を耳にしていましたけど、今はメールで連絡があるまで知らないことが多いですよね。
もしかして、そんな時にオススメなのが「知識をつなぐ」ナレッジ・プラットフォーム製品 なんですか!?

佐子
佐子
そうです。具体的には「Panopto(パノプト)」と「テックタッチ」という製品です。

テレビショッピングみたいな流れになってきましたが(笑)、それはどんな製品なんでしょうか?

佐子
佐子
Panoptoは、動画の活用を促進する『エンタープライズ動画管理基盤』です。
こちらは「動画を見にいく」=「能動的に知識を得る」ための製品です。
アシスト社内でも活用していて、以前、コラムを書いたことがあるので、ぜひご覧いただきたいですね。

Panopto(パノプト)

動画で伝える。誰もが伝えられる。知識と人とをつなぐエンタープライズ動画管理基盤

動画を作成し、活用するのに専門知識は必要ありません。
全ての社員が様々な場面で動画を活用し、業務の効率化や新しい働き方の実現をPanoptoが支援します。

▼アシストのPanoptoサイト
https://www.ashisuto.co.jp/product/category/vcms/panopto/

▼Panopto紹介動画
https://pa.ashisuto.co.jp/l/306301/2021-01-25/y56rk

▼コラム
コロナ禍以降におけるアシストのDX推進 ~ 動画による企業文化変革への挑戦 ~
https://pa.ashisuto.co.jp/l/306301/2021-03-31/zzs8t

Panoptoは私もめちゃくちゃ活用しています!
「テックタッチ」についても教えてください。

佐子
佐子
テックタッチは、システムの使いこなしを促進する『ガイダンス・プラットフォーム』です。
スマホアプリのチュートリアルを想像してください。最初に起動した時に、実際の画面の上に、使い方のガイドが表示されますよね。あれと同じようなことができる製品です。
こちらは「勝手にガイドが表示される」=「受動的に知識を得る」ための製品です。

テックタッチ

誰もが思いのままにシステムを使いこなす世界へ
あらゆるWebシステムの操作を画面上でリアルタイムにナビゲートするガイダンス・プラットフォーム

システムを改修することなくガイド、ツールチップを実装でき、初めてのユーザでも思いのままにシステムを使いこなす世界を実現します。

▼アシストのテックタッチサイト
https://www.ashisuto.co.jp/product/category/vcms/techtouch/

テックタッチのイメージ

アプリのチュートリアル、便利ですよね!
テックタッチはどんなシステムに対応しているんですか?

竹本
竹本
「画面がHTMLで構成されている」Webシステムに対応しています。
Salesforce(CRM)、SAP S/4HANA(ERP)、SAP Concur(経費精算)、SAP SuccessFactors(人事管理)、楽々ワークフロー(電子決済)など、様々なシステムで使われた実績があります。
アシストが取り扱うBIツール「WebFOCUS」のデモサイトでも使われていますよ。

テックタッチが体験できる「WebFOCUSデモサイト」

▼WebFOCUSデモサイト
https://latestwf.ashisuto.co.jp/ibi_apps/signin

WebFOCUSデモサイトのイメージ

アシストに新しく勤怠システムが入る時にも使って欲しかったです……。
マニュアル読んで理解するの大変だったのに……!
テックタッチは、どのようなお客様におすすめしたいですか?

竹本
竹本
これから新しいWebシステムを使おうとしている方、既存のWebシステムのバージョンアップを考えている方 におすすめですね。
マニュアルを作っても、見てくれない人は一定数いると思うんです。そういう人にそっと寄り添って使い方を教えてくれる製品なので、リリース時に現場が混乱しないように活用していただきたいです。

興味を持っていただいた方に向けて、もう少し詳しい情報をお届けできれば嬉しいです!

竹本
竹本
ちょうど10月に「アシストテクニカルフォーラム2021」というウェビナーを開催します。
その中の1つのセッションで「テックタッチを使えば、初めて利用するSaaSでも迷うことなく操作できるのか?」を検証 した結果を報告するので、ぜひご覧ください!

アシストテクニカルフォーラム2021

アシストの技術者が最新IT情報をお届け!2日間で全54セッションをライブ配信します。

▼日程
ライブ配信   :2021.10.13(水)~14(木)
オンデマンド配信:2021.10.15(金)~29(金)

▼おすすめセッション
テックタッチ:【F-3】「テックタッチ」でSaaS利用時に誰も迷わない説を検証してみた
Panopto  :【F-2】コロナ禍で社員力1.5倍を目指したアシストの動画活用術

▼お申し込みはこちら
https://pa.ashisuto.co.jp/l/306301/2021-09-08/286rq3

コロナ禍で「人とのつながり」「知識のつながり」に困っている方へ

最後に、コロナ禍で「人とのつながり」「知識のつながり」に困っている方へ、一言メッセージをお願いします。

佐子
佐子
「知識の共有」は20年以上に渡り解決できていない分野ですが、ITの進化で解決できる領域も広がってきています。
アシストにおいてもPanoptoを社内導入し、知識の共有だけでなく、コミュニケーションのあり方や業務そのものが少しずつ改善されており、企業文化の変革を実感 しています。
テックタッチも「知識の共有を加速する」という点では貢献できると思います。
弊社の取り組みに興味がある方がいれば、ぜひ意見交換させてください。

竹本
竹本
テレワークが多くなり、「会社に行くだけで情報が入ってくる」という状態ではなくなっています。だからといって全員に「能動的に情報を取りに行け」と指示するのは無理があります。
テックタッチを使えば「受動的であっても、誰かが横にいて教えてくれるような」環境を作ることができる ので、うまく活用していただければと思います。

佐子さん、竹本さん、ありがとうございました!


<インタビュアー> 綿矢 まり子 Wataya Mariko

西日本支社 営業統括部 営業戦略企画部
営業企画マーケティング課

2006年、新卒でアシストに入社。
技術部ではWebFOCUS/Qlik/Paxata、人事部では新卒採用を経験し、
現在はウェブページの更新やメルマガ配信を含むマーケティングを担当。
「勉強のため」だと言い訳をして、デジタル雑誌、コラム、小説、漫画を読み漁る日々。



 
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