サイトリニューアルの要件定義の流れは？ RFP（提案依頼書）に盛り込む内容を解説

1．課題の整理

始めに、既存サイトの課題を整理します。Webマーケティングの目的や経営課題と照らし合わせ、既存サイトの問題点を洗い出してみてください。仮にWebマーケティングの目的が「受注数の増加による利益向上」なら、目的達成のために既存サイトには何が不足しているのかを考えましょう。

課題を調査する際は、Web担当者の意見のみを参考にするのはおすすめできません。経営層や広報、営業、保守サポート部門など他部門の社内関係者へのヒアリングやユーザーアンケートも行い、幅広く意見を集めましょう。また、課題を見つける際は、顕在的な課題の規模や傾向を把握するために有用な「定量調査」と、潜在的な課題や詳細な理解を得るための「定性調査」の両方の実施が大切です。 定性調査はヒアリングなどの手法が中心となり、定量調査はアクセス解析ツールによるユーザーの行動データから分析します。

2．課題のカテゴライズ

次に、洗い出した課題を該当カテゴリーに分類します。例えばコンテンツやUI / UX、インフラ、ガバナンスなどのカテゴリーです。各カテゴリーの具体的な課題として、以下の例が挙げられます。

上記のようなカテゴリー内で、それぞれリニューアルの優先度を順位づけします。

3．目的と施策の決定

カテゴリー分けした課題ごとに、課題を解決できるリニューアルの目的や施策の仮説を立てます。Webマーケティングの目的が「受注数の増加による利益向上」なら、サイトリニューアルの目的は「サービスサイト経由の申し込み増加」と設定できます。

このように目的が定まると、課題のカテゴリーごとに「リード獲得へのコンテンツ・導線」「資料請求ボタンの設置」「集客のためのSEO」といった細かい施策を決められます。加えて、サイト公開後の運用面におけるPDCAの検討も必要です。リニューアルしたサイトの運用や効果検証、改善をどのように継続するのか、「サイト運用に使うツール」「運用担当者やチーム」「運用ルール」といった観点から具体的な施策を考えます。

4．社内の合意形成

仮定した目的や施策をもとに、社内で合意形成を進めます。要件定義を固める前に合意を得ていないと、サイト開発段階になって一度決まった内容を変更する事態になりかねません。サイトリニューアルの目的や期待できる効果、リニューアル後のKPI・KGIなどの戦略を上層部にプレゼンテーションし、合意を得ます。

可能であればワークショップを開き、経営層などの上層部にも積極的に参加してもらいましょう。Web担当チームだけでなく、営業などの関係部署の参加も重要です。様々な社内関係者と共に意見を出し合うことで、部署や立場ごとの要望・課題をリニューアル案に反映できます。

5．RFP（提案依頼書）の作成

発注側の企業の作業で、大事なポイントとなるのがRFP（提案依頼書）の作成です。RFPとは、Web制作業務やCMS導入支援を依頼する外部企業に提出する資料です。外部企業への見積もりやコンペ、ヒアリング資料として活用します。合意形成した内容に基づいて、サイトリニューアルへの要望をRFPにまとめましょう。

具体的には、リニューアルの目的、ターゲット、背景、リニューアル後の目標数値、スケジュールといった項目を記載します。CMSを導入する場合は、CMSの種類やCMS導入により実現したいことなどの要件も追加します。サイトリニューアル後のPDCAサイクルを回すために、必要な運用サポートがある場合も明記してください。

6．委託先の決定と要件定義書の確定

コンペを行う場合、RFPを提出した外部企業の中から委託先を決定します。委託先を比較する際は、社内で明確な評価軸を設定します。例えば、「導入・運用にかかるトータルの価格」「提案内容」「実績」といった評価軸です。評価軸ごとに優先順位を設け、ポイント制で評価することで定量的な視点から委託先を選べます。

委託先の会社を決定したらRFPをもとに相談・ヒアリングを進めてもらい、Web制作の設計書となる要件定義書の内容を確定させます。要件定義書を作成するのは発注側の企業ではなく委託先の企業ですが、あくまで一緒に作り上げていくものです。発注側の企業が何もしないわけではありませんので、認識のすり合わせが大切になります。

1． 概要や目的

何のためにサイトリニューアルするのか、プロジェクトの概要や目的を記載します。サイトリニューアルの目標や現状の経営課題、サイト公開後の目指す姿を具体化しましょう。Web制作会社による提案の方向性を左右するので、社内の要件定義フェーズにおける目的の策定が大切です。プロジェクト発足の詳しい背景も記すことで、自社サイトが抱えている課題をWeb制作企業に正しく理解してもらえるでしょう。

2．プロジェクトの詳細

次の項目を挙げ、プロジェクトの詳細を明文化します。

こうした事項を決定し、認識の齟齬がないようにしましょう。

3．システム・インフラ

サイトリニューアルの基盤となるインフラ環境や開発言語などを整理します。CMSを新規導入または移行する場合、導入するCMSの種類やCMSに求める機能も記載します。CMSには、コンテンツ作成・管理、権限管理、テンプレート、リソース管理、API連携といった機能があります。CMSは製品ごとに機能が違うため、自社に適した強みを持つ製品を選びましょう。例えば、サイト運用を内製化したい場合は「コンテンツ作成、管理を自社の担当者が使いこなせるCMS」がおすすめです。

CMSの種類は、「オープンソース型」「パッケージ型」「クラウド型」の三つがあります。

4．機能要件

機能要件の項目では、サイトマップやワイヤーフレームなどを通じてサイト全体やページごとの開発・実装する機能を提示します。自社サイトに望む機能を全て記載します。機能要件のよくある例は、次のとおりです。

自社サイトに「必ず搭載したい機能」や「無いと困る機能」を確認し、明記します。

5．非機能要件

非機能要件の項目では、機能要件で示した「サイトに実装する機能以外の部分」といった幅広い範囲が含まれます。サイトのセキュリティやシステムの性能、可用性、ユーザビリティなど求める要件をまとめます。例えば、システムの性能では「月間10万PV・ピーク時20万PVの負荷に耐えられる性能」を希望する旨を記載します。リニューアル後の運用フェーズで求めるサポート体制やメンテナンス、運用ガイドラインの作成・納付も、ここで提示します。

1．関係者を多く巻き込む

要件定義の流れで説明したとおり、課題の洗い出しや目的決定は社内の関係者を巻き込んで行います。Web担当者だけで要件定義を詰めていくと客観性が失われやすく、個人の主観が強く反映されたリニューアルになる恐れがあります。社内およびユーザーへの定量調査・定性調査を実施し、客観的なデータと意見を収集しましょう。競合サイトの分析と自社サイトを比較し、「自社サイトに足りない要素は何か」といった分析の実施も重要です。

2．意思決定を丸投げしない

Web制作会社などの外部企業に依頼する場合、相手がWeb制作のプロだからといって要件定義の内容を丸投げするのは避けましょう。事前に自社でRFPを作成しても、社内調査やユーザーアンケートだけでは発見できなかったニーズが存在するパターンは珍しくありません。ヒアリングで自社のニーズを引き出してもらえるよう、「サイトリニューアルで実現したいビジョン」や「現状の経営課題」を明確に伝えることが大切です。また、RFPに記載した内容について、発注側と受注側で異なる認識を持つ場合もあります。主体性を持ってコミュニケーションを取り、RFPの認識を統一します。