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Boxをまるっと生成AIで検索!Boxとあわせて100超のSaaSアプリも瞬時に横断検索して、回答生成できる最強の使い方とは

Boxをまるっと生成AIで検索!Boxとあわせて100超のSaaSアプリも瞬時に横断検索して、回答生成できる最強の使い方とは

Boxとは

Boxは全世界で10万社以上が採用しているコンテンツクラウドで、日本国内でも既に1万6千社を超える多くの企業に利用されています。

あらゆるコンテンツをBoxにアップロードして、社内のみならず社外とも共有して協働するという使い方は、ビジネス現場でデータをやり取りする全ての人を従来の制約から解放し、シンプルでスマートな仕事の進め方を可能にしています。

Boxを使うたびに、多くの方がその便利さを実感されているのではないでしょうか。


Boxのフル活用に欠かせない「検索」

Boxの利用が進むほど、Box内のコンテンツ量は膨大になっていきます。

共有直後にはすぐにアクセスできたファイルでも、後から探し出そうとすると思わぬ時間を要したり、何度検索しても見つけられない…という経験をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。

アシストが2023年11月にアイティメディア社と共同実施したアンケートでは、Boxを利用している企業が持つ課題として「必要な情報を取得するまでに時間と手間がかかっている」を挙げる回答が最多となり、Boxの検索パフォーマンス向上が今後のBox活用のヒントになることが分かってきています。

<勤務先での現状と課題>
必要な情報を取得するまでに
時間と手間がかかっている
74%
社員のナレッジを
うまく活用できていない
68%
SaaSをはじめ社内システムを
横断した検索ができない
53%
組織の縦割りによる
情報共有の弊害
44%
デジタルワークを
もっと推進したい
34%
困った時に誰に聞けばよいのか
分からない
23%
社員間のコミュニケーションが
低下している
13%

参考: 生成AIのビジネス利用についての実態調査
2023年11-12月にアシストがアイティメディア社と共同で実施した『ChatGPTなどの生成AIのビジネス利用に関するアンケート』の回答結果から抜粋。 上記は「勤務先での状況や課題」について、別の設問で「Boxを利用している」と回答した企業に絞った集計結果を示している。

SaaSと生成AIで「検索」のパフォーマンスは大きく変えられる

最近では、BoxだけでなくMicrosoft 365やSalesforce、Google Workspace、Slackなど、SaaSをいくつも導入している企業が多いことから、アシストにも下記のようなご相談をいただくことが増えています。

例えば、

  • 必要なファイルがBoxで見当たらない。別のクラウドだったかな?とあちこちで検索を繰り返している
  • 記憶を頼りに曖昧なワードで検索すると、完全一致の検索では欲しいファイルがヒットしない
    類似のワードでも確実にファイルを見つけ出したい
  • Box内の全コンテンツを対象にまるっと全文を調べたい

という検索のご要望や、

  • ChatGPTのような回答生成をBox内のコンテンツも対象にしたい
  • Boxのコンテンツからだけではなく、他のSaaSにある情報もインプットデータに含めた回答がほしい
  • ただ検索結果を返すだけでなく、個人ごとに最適な結果を生成してほしい

といった生成AIならではの使い方も、ご相談のケースとして増えてきています。

Boxにも、コレクションやBox Notes、Box Relay、Box AIなどを使った検索のための機能が用意されていますが、「検索の精度を上げて、Box内のファイルをもっと簡単に探し出したい。生成AIでもっと高度な検索をしたい」というご要望には、生成AIを採用した検索エンジンと組み合わせることで可能になります。

この記事では、企業向けの生成AI検索エンジン「Glean(グリーン) 」とBoxを組み合わせて、さらにパワフルな検索と回答生成ができる新しい使い方をご紹介していきます。

GleanとBoxの接続について

Gleanは様々なSaaSアプリケーションへのネイティブコネクタを提供しており、Boxをはじめ100以上のSaaSに接続することができます。
コネクタの一覧はこちら(外部サイトにリンクします)

接続後は、各SaaSのメタデータやテキストをクローリングし、インデックスを生成して多様な属性を学習することで、従業員一人ひとりにとって最適な検索体験を提供します。また、Gleanは各SaaS内でのアクセス権限も常時取得するため、セキュリティリスクを考慮することなく、適切に権限を反映した回答を提供することが可能です。


Gleanなら、Boxをまるっと瞬時に生成AIで検索できる

まずは、Gleanを使うと上述のケースがどのように解決されるかを見ていきましょう。

Glean × Boxで可能になる5つの使い方

11つの検索窓から、Boxを含めた複数のSaaSを横断検索して結果を生成できる

  • Gleanの使い方は、Googleでの検索の仕方とほぼ同じです
  • Googleの検索窓に知りたいことを入力すると、世界中のインターネットを駆け巡って情報を集めて表示してくれるように、Gleanは企業が利用しているSaaSを横断検索して、その結果を整理して表示します
  • 検索結果には、Boxにあるファイルも、Microsoft 365にあるファイルもまとめて一覧に表示します
  • これによって、Boxで調べたけれど見つからなかった、OneDriveで調べてもなかった…と、あちこちのSaaSを繰り返し検索する必要がなくなります

2検索ワードと完全一致しなくても、類似ワードから候補を結果に表示してくれる

  • 通常の検索エンジンでは、検索ワードと完全一致していないと結果がヒットしませんが、Gleanの検索なら類似ワードや社内で使われる略語でも欲しかったファイルに辿り着くことができます
  • 検索ワードに関連するファイルを、Boxをはじめ、Gleanと接続できる全てのSaaSを横断検索して広く収集し検索結果に表示します

3一人ひとりにパーソナライズした検索結果を生成する

  • Gleanで検索すると、同じワードの検索であっても表示される検索結果は検索者ごとに異なります
  • これは、検索者のこれまでの検索履歴、閲覧や作成、コメントなどの行動履歴、所属組織、職種などを理解して、その人にとって必要だろうと判断したコンテンツを含めて検索結果として生成するからです
  • 例えば営業職の人に対しては、他の営業職の人がよく閲覧している人気のコンテンツを教えてくれます。それによって今まで知らなかった資料に出合えたとしたら、その営業担当者は新たな気づきや情報を得て、お客様により良いご提案ができるようになります
  • このようにGleanならたった1回の検索で、知りたかったことだけでなく、知りたかったこと以上の結果も得ることができるのです

41万バイトの制約で検索漏れを起こさずに全文検索できる

  • Boxの検索には全文検索の対象が1万バイトまでという制約があり、これが原因で検索漏れが起きることがありますが、Gleanなら大容量のコンテンツであっても全文を検索することができます
  • これによって、今まで見つけられなかったファイルも探し出せるようになります
  • しかし検索対象が広がっても、各人のアクセス権の範囲を超えて検索できるようになるわけではありません。Gleanは、Box内で設定されている個人ごとのアクセス権を引き継いで情報を取得するため、セキュリティ面を懸念することなく利用できます

5ChatGPTを使ってBox内のデータから直接回答を生成できる

  • Gleanは検索結果の生成だけでなく、質問に対する回答の生成、要約、文書化も可能です。Boxのコンテンツをインプットデータとしながら、質問に応じた回答を生成することができます
  • Gleanが秀逸なのは、その回答生成をBox内のデータはもちろん、Microsoft 365やSalesforce、Slackなどにあるデータも用いながら総合的な回答生成ができることです
  • この回答生成のセキュリティも、それぞれのSaaSで設定されているアクセス権限を参照しながら、アクセス権の範囲内のコンテンツから収集したデータをもとにします

ここまで、BoxとGleanの使い方をご紹介しました。

「まさにこんな使い方をしたかった!」と共感された解決策はありましたか?

GleanならBoxをまるっと瞬時に検索して、一人ひとりにパーソナライズされた結果や回答を生成するため、これまでにないまったく新しい検索体験と圧倒的な生産性をもたらすことができるのです。


実際の画面で解説!Gleanの使い方

ここからは、具体的な使い方を解説していきます。

まずはウェブブラウザから、Gleanのページを開いて検索します

GleanはSaaSのクラウドサービスですので、ChromeやEdge、Firefoxなどのウェブブラウザからアクセスして簡単に利用可能です。

Googleでの検索と同じように、Gleanの検索窓にワードを入力して検索を開始します。
(虫メガネのアイコンがある白いフィールドが検索窓になっています)

※このページはGleanのトップページになっていて、検索窓の下に様々なウィジェットを配置することができます。
※従業員へのお知らせは「Announcements」、この時間によく閲覧しているファイルは「Suggested」、最近閲覧したファイルは「Recent」、Boxや接続しているSaaS内で自分がメンションされた場合は「Mentions」、カレンダーに登録されている今日の予定は「Today」に表示されます。

画面イメージ

検索を開始すると、検索ワードに関連した結果が瞬時に生成されます

検索結果は、このように表示されます。

BoxやMicrosoft 365などあらゆるSaaSを一瞬のうちに横断検索して、わずかな時間で結果が生成されました。
ファイル形式がアイコンで表示されるので、どのSaaSのコンテンツなのかひと目で判別することができます。

また、コンテンツのタイトル、作成者や更新者、更新日付、概要を読むことで、ファイルの内容をある程度つかむこともできます。

ここで注目していただきたいポイントは、次の5つです。

ポイント1 Box内のコンテンツ全件を検索した結果が表示されている
ポイント2 Box以外のSaaSのコンテンツも含めて結果が生成されている
ポイント3 Similar resultsとして、検索したワードに関連するコンテンツも提案されている
ポイント4 検索ワードでヒットしたコンテンツの数が各SaaSごとに分かる
ポイント5 検索結果をさらに日付、作成者、ファイル形式などで絞り込める
画面イメージ

Gleanは「企業内Google」を目指して開発されており、まさにこのコンセプトのとおり、従来のエンタープライズサーチの域を大きく超えた高い検索性を発揮します。


Chatで質問してみましょう

チャットの画面から、Gleanに質問や依頼をすることができます。
使い方はChatGPTとまったく同じです。

画面イメージ

質問を解析し、複数のSaaSから収集した情報で回答が生成されます

知りたいことを入力するだけで、Gleanはその質問を解析して、接続している全てのSaaSを横断検索して情報を取得、そこから文章を作成してくれます。

画面イメージ

回答を読むと、質問に対する回答の精度がとても高いことがわかります。

日本語の完成度も高く、用語の使い方や文脈、文章の構成にも問題がないことも見て取れます。

一般的な検索エンジンでは、検索ワードのクエリと正確に一致させる「語彙検索」を採用していますが、Gleanでは語彙検索にさらに「セマンティック検索」をプラスすることで、クエリを要約して類似性を計算しスコアリングするアルゴリズムを使用しています。

Gleanは、ハイブリッドな検索システムを独自に構築し完成させたことで、これまでどの検索エンジンでも実現できなかった理想的な検索体験を企業向けに提供できるようになりました。

私たちはGleanに質問をするにあたって、どのファイルを使って回答を作れるのか、そのファイルがどのSaaSに保存されているのか、そもそも回答となり得るファイルが存在するのかさえ気にする必要はありません。

知りたいことを尋ねれば、Gleanは社内のナレッジ(その企業が利用しているSaaSに蓄積されたデータ、組織情報、これまでのGleanの利用履歴など)から、尋ねた人にとって有益な情報としてまとめ直して回答を提供してくれます。


Gleanを相手に壁打ちを繰り返します

回答を修正をしていきたい場合は、仕上げたい精度になるまで質問を繰り返して壁打ちを続けます。
このサンプル画面では、上記の長文を読みやすく書き換えたいため、箇条書きに直してもらえるように依頼しています。

画面イメージ

採用事例が続々!Box利用企業のGlean導入が急増しています

Glean(本社:米国カリフォルニア州パロアルト)は生成AIのスタートアップとして、推定企業価値10億ドル以上のユニコーン企業に早期に仲間入りし上位のランクインを保持しています。

日本では2023年5月にアシストが国内での販売を開始後、多くのお問い合わせをいただいており、中でもBoxを既に利用していて、さらなるコンテンツ活用やナレッジ共有を目指されるお客様からGleanが選ばれる導入ケースが相次いでいます。

また、これからBoxに移行するというお客様からご相談を受けて、BoxとGlean、同時の利用開始を支援した実績もあります。

まとめ

ここまで、BoxとGleanの使い方をご紹介してきました。GleanによりBoxをますます便利に利用できるイメージをお持ちいただけたでしょうか?

Boxの検索性を上げてもっと高度なコンテンツ活用をしたい、というエンタープライズサーチの観点からGleanを採用いただくケースや、各社で利用が進む多数のSaaSのさらなる有効活用、社内のナレッジマネジメント、ワークスタイル変革やデジタルワークプレース推進の観点からもGleanの導入が進んでいます。

皆様の組織のミッションや課題に合わせてGleanをご提案させていただきますので、詳しく知りたい方はぜひアシストのセミナーにご参加ください!お問い合わせもお待ちしております。

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Glean

Gleanは、企業向けのインサイトエンジンです。Gleanの検索窓から、Microsoft 365、Box、Google Workspace、Slack、Salesforceなどを横断検索して、瞬時に知りたい情報を探し出すことができる、エンタープライズレベルで生成AIを最大限に活用できるAIプラットフォームです。

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